O processo de compra para empresas é bem diferente do processo de compra do consumidor.
Porque, neste caso, o mercado comercial está envolvido em um conjunto diferente de características e exigências.
Ao contrário dos hábitos de compra dos consumidores, as empresas geralmente têm uma abordagem mais formal em relação às compras.
Ao invés de fazer compras por impulso, as empresas comparam preços, comparam fornecedores e levam em consideração a qualidade dos bens e serviços antes de concluir uma venda.
A aquisição abrange uma série de atividades envolvidas na obtenção de bens ou serviços.
Em geral, as equipes de compras trabalham para obter suprimentos a preços competitivos que ofereçam o maior valor.
Entretanto, nem todas as empresas definem as compras da mesma forma.
Muitas empresas consideram que a aquisição engloba todas as etapas, desde a coleta de requisitos comerciais e fornecedores de fornecimento até o acompanhamento do recebimento de mercadorias e a atualização dos termos de pagamento.
Em contraponto, outras definem a aquisição como uma gama mais restrita de atividades, como a emissão de ordens de compra e a realização de pagamentos.
Dentro de organizações, compras importantes normalmente exigem a contribuição de várias partes, incluindo finanças, contabilidade, gestão de tecnologia e altos cargos de administração.
Compras altamente técnicas, tais como sistemas de tecnologia da informação ou equipamentos de produção, exigem a experiência de especialistas técnicos.
As empresas compram produtos para atender às necessidades de seus compradores.
A compra por impulso é rara; critérios objetivos e claramente declarados, tais como atender às necessidades e cronogramas de produção a um custo mínimo, geralmente orientam o processo de escolha.
Como mais de uma pessoa está envolvida no processo de decisão de compra, os gerentes de compras raramente tomam uma decisão de compra independente da influência de outras partes interessadas, seja dentro da organização de compra ou fora dela (por exemplo, consultores, empresas fornecedoras, outras empresas do setor).
O processo de aquisição geralmente envolve uma série de etapas.
A empresa identifica determinados bens e/ou serviços de que necessita, obtém os fornecedores que ajudarão a empresa a atingir seus objetivos comerciais, negocia termos e custos e depois compra e recebe os itens relevantes.
Uma pequena empresa pode ter apenas uma pessoa cuidando da aquisição de todos os bens e serviços.
As empresas maiores podem ter uma equipe de pessoas especializadas em lidar com diferentes fornecedores ou apoiar grupos comerciais internos específicos.
Para alguns itens, a equipe pode precisar reunir informações de vários grupos comerciais diferentes a fim de determinar as necessidades gerais da empresa.
A aquisição é um passo importante na compreensão das cadeias de fornecimento, pois ajuda uma empresa a encontrar fornecedores confiáveis que possam fornecer bens e serviços a preços competitivos que atendam às necessidades da empresa.
É o caso se a empresa está procurando matérias-primas para fabricação, um fornecedor de serviços de marketing ou novos materiais de escritório.
Um processo de aquisição ideal é projetado para rapidez, eficiência e precisão.
Mas, à medida que uma empresa cresce, os processos que costumavam funcionar para 10, 20 ou 30 pessoas começarão a vacilar, e desafios de aquisição podem surgir.
Os processos de aquisição variam muito dependendo da estrutura e das necessidades de cada empresa, mas geralmente incluem as nove etapas principais a seguir:
Primeiro, uma empresa deve identificar suas necessidades para um item específico ou um serviço.
Este pode ser um novo item que a empresa não tenha adquirido anteriormente, um reabastecimento de bens existentes ou uma renovação de assinatura.
Esta etapa normalmente envolve o aprofundamento dos detalhes do que a empresa necessita, tais como especificações técnicas precisas, materiais, números de peças ou características do serviço.
Nesta etapa, é uma boa idéia consultar todos os departamentos comerciais afetados pela decisão de compra para assegurar que os itens adquiridos reflitam com precisão as necessidades de cada departamento.
Quando um funcionário ou grupo empresarial precisa adquirir uma quantidade significativa de novos suprimentos ou serviços, ele faz uma solicitação formal de compra (também conhecida como requisição de compra).
Uma solicitação de compra notifica a empresa que existe uma necessidade, geralmente através dos gerentes de departamento, pessoal de compras ou da equipe financeira, assim como especificações como preço, prazo necessário, quantidade e outras coisas importantes para a equipe de compras ter em mente.
O departamento que supervisiona a compra pode então aprovar ou negar o pedido de compra. Se aprovado, a equipe de compras pode proceder com a seleção de um fornecedor e fazer a compra.
Com uma lista clara de exigências e um pedido de compra aprovado, agora é o momento de encontrar o melhor fornecedor e apresentar um pedido de cotação, é importante ser o mais detalhado possível para que você possa comparar maçãs com maçãs.
A avaliação do fornecedor deve se concentrar não apenas no custo, mas também na reputação, velocidade, qualidade e confiabilidade.
Muitas empresas também consideram a ética e a responsabilidade social, uma vez que a aquisição está frequentemente entrelaçada com a identidade corporativa.
Um varejista que se orgulha da sustentabilidade se beneficiaria da parceria com fornecedores ambientalmente responsáveis, por exemplo.
É importante manter registros para todo o processo de aquisição, desde solicitações de compra até negociações de preços, faturas, recibos e tudo o que estiver entre eles.
Estes registros podem ser úteis por múltiplas razões.
Eles ajudam a empresa a reordenar mercadorias pelo preço certo no futuro, assim como ajudam nos processos de auditoria e no cálculo de impostos.
Registros claros e precisos também podem ajudar a resolver quaisquer possíveis disputas
Problemas na aquisição, desde um erro humano até o acompanhamento de acordos, podem afetar negativamente a capacidade de compra de uma empresa.
É importante resolver esses contratempos assim que eles surgem porque, com o passar do tempo, podem ter um impacto severo sobre a eficiência, a produção e até mesmo sobre o resultado final da empresa.
Assim como acontece com todos os outros setores, o uso adequado de tecnologia pode ser transformador no processo de compra de uma empresa.
Alguns sistemas específicos permitem simplificar etapas como solicitação de licitações, criação de pedidos ou pagamento de suprimentos.
Também podem permitir que as equipes analisem melhor a economia e acompanhem o desempenho dos fornecedores.
Alguns dashboards de compras mostram KPIs e métricas de compras selecionadas em uma única tela para que as empresas possam facilmente monitorar tendências importantes e detectar problemas.A GoBuyer disponibiliza um sistema próprio para gestão de compras, se você tem interesse em se cadastrar, acesse aqui.
Strategic Sourcing refere-se ao processo de identificação do perfil de gastos de uma organização e sua base de fornecedores para garantir que seus requisitos comerciais estejam alinhados com os mesmos.
À medida que empresas continuam a aproveitar o poder da globalização para melhorar o desempenho, o papel de adquirir bens e serviços de fornecedores de forma eficiente tornou-se inevitável.
Questões como volatilidade econômica e política, ruptura tecnológica, etc., tornaram o mercado uma concorrência feroz.
Portanto, é importante que as organizações adotem habilidades e processos eficazes de Strategic Sourcing para maximizar seu desempenho e eficiência comercial a fim de obter uma vantagem competitiva sobre seus pares.
O que é Strategic Sourcing?
Strategic Sourcing envolve o desenvolvimento de uma avaliação e reavaliação proativa, holística e contínua das atividades de sourcing em uma organização.
Ele visa atingir o menor Custo Total de Propriedade (TCO), juntamente com um risco mínimo na cadeia de fornecimento.
Assim, reflete o relacionamento da organização com seus parceiros de sourcing como um loop em vez de um processo unidirecional.
Dessa forma, um perfil profundo dos fornecedores e suas principais capacidades é desenvolvido e alinhado periodicamente com as exigências da organização.
Strategic Sourcing vê os fornecedores como parceiros de valor crucial e visa a construção de relações sustentadas e colaborativas.
O laço cliente-fornecedor é avaliado em cada etapa de seu ciclo de vida a fim de assegurar que as necessidades das organizações sejam contínua e eficientemente atendidas.
Para atingir este objetivo, o Strategic Sourcing alavanca a análise de gastos, avaliação de fornecedores, gerenciamento de relacionamento com fornecedores e pesquisa de mercado detalhada.
Agora que o conceito de Strategic Sourcing é mais claro, é importante entender seus benefícios e por que faz sentido que mais organizações o adotem.
As vantagens que podem ser citadas são diversas, mas aqui daremos especial atenção para 4 delas:
Os benefícios mais óbvios que as empresas experimentam com Strategic Sourcing está na área de economia de custos.
Ter uma estratégia de sourcing formalmente adotada e bem definida pode economizar dinheiro das organizações de diversas maneiras.
Primeiro, você pode identificar fornecedores selecionados que oferecem o melhor valor.
Além disso, é possível negociar preços unitários mais baixos contra compras de alto volume.
E finalmente, a aquisição é realizada separada de fatores externos, como as condições de mercado, o que maximiza os lucros e lhe oferece uma vantagem competitiva.
O Strategic Sourcing ajuda uma organização a construir relacionamentos de longo prazo com seus fornecedores.
Ao reforçar o foco nas capacidades essenciais dos fornecedores e assegurar os parceiros certos para o objetivo, ele ajuda a criar uma sinergia entre os dois lados.
Fazer a seleção correta do fornecedor desempenha um papel fundamental na criação de sinergia entre fabricantes e fornecedores – e é aqui que o sourcing tem um papel importante.
Ao compreender plenamente os objetivos de sourcing e concentrar-se nas capacidades essenciais do fornecedor, os fabricantes podem selecionar parceiros de alto valor com maior grau de certeza de que uma relação de longo prazo e colaborativa se desenvolverá.
O Strategic Sourcing não é uma atividade pontual. Ela exige uma avaliação e reavaliação contínua dos seus processos.
Como resultado, é um ciclo sustentado de melhoria, onde os gestores ou executivos podem identificar áreas de melhoria e construir a partir delas.
Além disso, permite que as partes interessadas tomem decisões informadas para itens como o desenvolvimento futuro do modelo de negócios, capitalizando as oportunidades de mercado e mantendo-se competitivas.
Embora um único processo possa não corresponder às especificações e exigências de cada organização, podemos delinear uma estrutura básica que possa orientar o processo de Strategic Sourcing:
Para iniciar o processo, identifique as áreas de gastos existentes em todas as áreas da organização e classifique-as com base no quão crítica/não crítica ela é.
A categorização ajuda a priorizar as atividades de sourcing para cada área de gastos.
Se necessário, outros critérios de categorização que melhor se adaptem aos requisitos do negócio também podem ser desenvolvidos (por exemplo: gastos domésticos/internacionais, gastos diretos/indiretos).
Nesses casos, é importante fazer uma análise de risco das categorias de gastos escolhidas para ajudar a priorizar e desenvolver estratégias.
O segundo passo inclui a construção de uma estratégia sobre como cada área de gastos categorizada será abordada.
Isto envolve identificar os requisitos das unidades de e definir metas, objetivos e cronogramas correspondentes para cumpri-los.
Isto também requer a construção de um fluxo de comunicação para que todas as partes relevantes aos respectivos projetos de sourcing tenham clara visibilidade das próximas atualizações.
O terceiro passo é executar uma análise profunda dos fornecedores atuais e futuros para compreender e avaliar os perfis relevantes.
Isto inclui analisar a receita ou participação de mercado dos parceiros para entender sua posição no mercado e desempenho industrial, juntamente com os riscos e oportunidades que envolvem o mercado de fornecedores.
Uma vez concluída a pesquisa de mercado, a quarta etapa é fazer uma busca detalhada acerca dos fornecedores mais promissores.
É importante ter em mente os requisitos exatos da organização, assim como os objetivos finais e as expectativas de desempenho, para que se tenha uma compreensão clara do que a organização precisa.
As informações apresentadas fornecerão dados detalhados – a estrutura de preços, disposições de entrega e garantia, especificações de produtos/serviços, etc.
Após a coleta dos dados enviados e a identificação dos critérios de seleção, é hora de escolher os fornecedores que possam oferecer o mais alto nível de economia de custos juntamente com qualidade de entrega.
O processo de Strategic Sourcing não termina com a escolha de um fornecedor.
O quinto passo é medir efetivamente o desempenho dos selecionados em relação aos requisitos e objetivos da organização.
É importante envolver-se no acompanhamento periódico do desempenho e identificar áreas para melhoria.
Isto pode ajudar significativamente organizações a entenderem os riscos do fornecedor e projetar estratégias para mitigar todas as possíveis rupturas na cadeia de fornecimento.
O sexto passo é aplicação da Gestão de Relacionamento com Fornecedores no processo de Strategic Sourcing, que faz do relacionamento entre a organização e os fornecedores um loop ao invés de um processo unidirecional.
Ela aumenta o nível de colaboração entre uma organização e seus fornecedores ao transformar uma mera relação cliente-comprador em parceiros de valor estratégico.
Ambas as partes participam na construção de propostas e estratégias inovadoras que otimizam as necessidades de sourcing da organização.
As relações que surgem de tal colaboração sinergética são de longo prazo e podem ser alavancadas para melhorar ainda mais o desempenho do fornecedor.
Mais do que ser o passo final no Strategic Sourcing, a GRF liga fornecedores e organizações de uma maneira que tanto os requisitos atuais quanto os futuros são atendidos da maneira mais eficiente e maximizadora de valor.
As organizações estão adotando Strategic Sourcing para estabelecer uma abordagem holística.
O objetivo é gerenciar suas necessidades de sourcing e construir uma abordagem mais pró-ativa para as várias interrupções na cadeia de fornecimento.
Ao alinhar os objetivos e requisitos comerciais aos fornecedores certos com as capacidades certas, as empresas maximizam seu desempenho e ganham uma vantagem competitiva sobre seus pares.
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