Em meio ao intricado tecido da gestão de compras, dois termos frequentemente entram em cena, cada um desempenhando um papel crucial em diferentes estágios da jornada de aquisição: Requisição de Compra e Ordem de Compra.
Neste artigo, vamos desvendar as nuances entre esses processos, destacando sua importância, diferenças e como trabalham em conjunto para promover uma operação de compras eficiente.
Uma requisição de compra é um documento que um funcionário de sua organização cria para solicitar uma compra de mercadorias ou serviços.
Quando você preenche uma requisição de compra, ainda não está comprando nada. Você está apenas iniciando o processo de uma compra, solicitando permissão interna.
Esse documento é usado quando um funcionário de sua organização faz uma solicitação de pedido se houver necessidade de determinados bens ou serviços.
O gerente do funcionário – ou qualquer pessoa encarregada das compras em sua empresa – é notificado de que o funcionário fez uma solicitação de pedido assim que recebe a requisição.
As requisições de compra descrevem os detalhes necessários antes da conclusão de uma compra, caso ela seja aprovada, tais como
As requisições de compra raramente (ou nunca) saem de sua organização. Os funcionários usam esses documentos internos para obter permissão. Como tal, não são um documento juridicamente vinculativo.
Nem todas as empresas usam requisições de compra em seu processo de aquisição. Em outros casos, algumas empresas exigem uma requisição de compra para compras que ultrapassem um determinado valor em dólares.
Além disso, o departamento de contabilidade usa esse documento para planejar gastos futuros. É muito mais fácil evitar erros dispendiosos se você verificar o orçamento antes de aprovar uma compra.
O pedido de compra é um documento que descreve os detalhes de uma compra real.
O departamento de compras cria o pedido de compra depois que uma requisição de compra é aprovada. Se uma organização não usa requisições de compra, outros funcionários também podem preencher pedidos de compra para aprovação.
Diferentemente de uma requisição de compra, o pedido de compra é um documento externo. O setor de compras o envia ao fornecedor como um conjunto de instruções sobre como atender ao pedido e processar o pagamento.
Observe que os pedidos de compra não são iguais às faturas – eles não são uma solicitação de pagamento.
E uma vez que um formulário de pedido de compra tenha sido finalizado e aprovado pelo comprador e pelo fornecedor, ele se torna um documento juridicamente vinculativo.
Os pedidos de compra incluem tudo o que o fornecedor precisa saber para atender ao pedido e tudo o que sua empresa precisa para documentar a compra:
Embora distintas, essas duas entidades não operam em silos isolados. Pelo contrário, trabalham em conjunto para criar uma sinfonia harmoniosa na gestão de compras.
A Requisição de Compra, muitas vezes, passa por um processo de aprovação interno antes de se tornar uma Ordem de Compra. Isso garante que todas as compras estejam alinhadas com os objetivos e orçamentos organizacionais.
A Ordem de Compra fornece uma trilha clara para o rastreamento de entregas. Quando os bens ou serviços chegam, a Ordem de Compra serve como referência para garantir que o que foi recebido corresponda ao que foi solicitado.
Ambos os documentos são cruciais para o gerenciamento de despesas. A Requisição de Compra ajuda na alocação orçamentária, enquanto a Ordem de Compra garante que as despesas estejam alinhadas com o planejado.
Em um mundo onde a eficiência é a chave, entender a interplay entre Requisição de Compra e Ordem de Compra é fundamental.
São duas peças distintas que se encaixam perfeitamente, permitindo que organizações naveguem pelas complexidades da aquisição com confiança e precisão.
Ao dominar esses elementos, as empresas podem criar uma sinfonia perfeita na gestão de compras, alinhando-se perfeitamente com suas metas e objetivos.
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Em um mundo empresarial cada vez mais complexo e interconectado, a gestão eficiente de fornecedores é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer organização.
A integração de um Vendor List aos sistemas de compras emerge como uma solução estratégica, trazendo consigo benefícios significativos para a eficiência operacional, a transparência e a tomada de decisões informadas.
Neste artigo, exploraremos como essa aliança pode impulsionar o desempenho e a competitividade de uma empresa.
Uma Vendor List é uma compilação estratégica de fornecedores que uma empresa usa para adquirir bens e serviços. É uma ferramenta essencial para que as empresas otimizem as compras, garantindo qualidade e economia.
Ao selecionar cuidadosamente os fornecedores, as empresas podem criar parcerias sólidas e confiáveis. Como sua empresa escolhe os fornecedores e que benefícios uma Vendor List bem selecionada poderia trazer para suas operações?
Uma Vendor List é um grupo de pessoas ou empresas que uma empresa usa para comprar itens e serviços.
Diferentemente da lista de clientes, essa lista mostrará todos os fornecedores aos quais a empresa paga regularmente para receber os itens e serviços de que precisa para manter seus negócios.
Quando for usado um software de contabilidade, essa lista será inserida no programa, com um número atribuído a eles, de modo que o contador ou contabilista possa acompanhar as dívidas devidas e as dívidas pagas.
Geralmente, é um grupo que o proprietário ou o gerente principal aprovou para uso, e é aí que entra o termo Vendor List.
Uma Vendor List mostra as principais pessoas ou empresas que a empresa usa regularmente e que foram escolhidas para serem as preferidas, as quais são as primeiras a serem consultadas, o que é comumente chamado de fornecedores preferenciais.
É claro que, quando o fornecedor principal estiver sem estoque de algo ou tiver aumentado demais os preços, outros fornecedores da lista poderão ser escolhidos. Esses são fornecedores de reserva e são usados somente quando necessário.
À medida que novos itens são lançados e as alterações de preço entram em vigor, esses contatos podem mudar de principal para secundário e vice-versa.
Um sistema de compras, também conhecido como sistema de aquisição, é um conjunto de procedimentos e tecnologias usados pelas empresas para agilizar a compra de produtos e serviços.
Ele abrange tudo, desde a identificação da necessidade de bens ou serviços até a colocação de pedidos, o recebimento de mercadorias e o processamento de faturas.
Os sistemas de compras podem ser manuais ou digitais. No entanto, muitas empresas agora usam sistemas de compras digitais (geralmente chamados de sistemas de e-procurement) porque eles podem automatizar muitos aspectos do processo de compras, aumentando a eficiência, reduzindo erros e proporcionando melhor visibilidade e controle sobre os gastos.
A integração de um Vendor List aos sistemas de compras oferece uma visão holística e em tempo real de todos os fornecedores.
Isso não apenas simplifica a gestão diária, mas também proporciona uma visibilidade valiosa sobre o desempenho, histórico de transações e conformidade.
Centralizar informações sobre fornecedores é crucial para evitar redundâncias e garantir que todos os setores da empresa acessem dados atualizados.
Com um Vendor List integrado aos sistemas de compras, as informações críticas estão disponíveis em um local central, promovendo uma comunicação eficiente e evitando falhas na cadeia de suprimentos.
Acesso fácil a dados sobre fornecedores capacita os tomadores de decisão a agir com base em informações atualizadas.
Seja para identificar oportunidades de otimização de custos, avaliar riscos ou selecionar fornecedores alinhados com os valores da empresa, a integração oferece uma base sólida para decisões estratégicas.
Integrar um Vendor List aos sistemas de compras automatiza e otimiza muitos processos de compras.
Desde a solicitação de cotações até a emissão de pedidos, a automação reduz o tempo gasto em tarefas operacionais rotineiras, permitindo que a equipe de compras se concentre em atividades mais estratégicas.
A capacidade de monitorar o desempenho dos fornecedores em tempo real é um diferencial significativo.
Isso não só permite uma resposta rápida a problemas potenciais, mas também reconhece e recompensa fornecedores que consistentemente superam as expectativas.
A integração de Vendor List aos sistemas de compras facilita o monitoramento contínuo da conformidade.
Isso é essencial para garantir que os fornecedores atendam aos requisitos regulatórios e éticos, reduzindo os riscos associados a práticas comerciais questionáveis.
Estabelecer uma comunicação eficiente com os fornecedores é crucial para relacionamentos sustentáveis.
A integração permite uma comunicação direta e instantânea, simplificando processos como negociações, atualizações de status e resolução de problemas.
A integração permite uma análise mais detalhada dos dados do fornecedor. Isso possibilita a personalização de estratégias de compras com base no desempenho passado, preferências e capacidades dos fornecedores.
A integração de um Vendor List aos sistemas de compras não é apenas uma resposta aos desafios modernos de gestão de fornecedores; é uma estratégia proativa para posicionar uma empresa na vanguarda da eficiência e da competitividade.
Ao otimizar processos, melhorar a comunicação e oferecer insights valiosos, essa aliança estratégica não apenas resolve problemas operacionais, mas também cria oportunidades para inovação e crescimento.
As empresas que reconhecem e abraçam essa tendência estão bem posicionadas para enfrentar os desafios do mercado global de maneira ágil e bem-sucedida.