A gestão de compliance não é nada fácil, mas os sistemas digitais prometem torná-lo muito menos incômodo.
Ao melhorar a governança do departamento em relação aos dados subjacentes a processos robustos e ao ficar por dentro das mudanças durante todo o ciclo de vida do contrato, as empresas melhoram sua capacidade de obter ativos comerciais vitais sem tanto esforço.
Neste blog, discutiremos por que a visibilidade é tão importante em Compliance e como as soluções automatizadas podem ajudá-lo a alcançá-la.
O que é compliance?
Compliance é o conjunto de processos que uma organização usa para garantir que os funcionários e a organização na totalidade cumpram as regras internas de conduta e as regras e regulamentos externos.
Pode incluir os valores escritos de sua empresa, a política de ética, o manual do funcionário e as políticas de cumprimento das obrigações legais (como impostos e relatórios corporativos).
Em organizações de grande porte, pode incluir ou estar localizado em um escritório de assessoria jurídica geral. Em organizações menores, a compliance tende a residir, informalmente, nas funções do diretor-executivo, do diretor financeiro e do chefe de RH.
Quais são os desafios da gestão de compliance?
Embora a importância da gestão de compliance seja inegável, o motivo pelo qual tantas empresas são vítimas de não conformidade são os desafios que enfrentam. Aqui estão alguns exemplos:
Mudanças constantes nas normas de segurança e Compliance
A mudança é a única constante em segurança e compliance. Novas ameaças cibernéticas e regulamentações evoluem rapidamente e exigem atenção imediata para mitigar novos riscos e manter uma boa posição.
Grandes empresas com alto nível de emprego
Quanto maior a empresa, maior o risco de não conformidade. Com um grande número de membros da equipe, pode ser difícil coordenar as iniciativas de compliance e garantir o treinamento em toda a organização. Isso resulta na complexidade do sistema e, em última análise, pode aumentar a probabilidade de violação de dados.
Ambientes de trabalho distribuídos
A transformação dos espaços de trabalho de locais para trabalho remoto e plataformas em nuvem dificultou a obtenção de uma visão precisa e completa do status de compliance. Como resultado, tem sido um desafio para muitas organizações gerenciar e monitorar os riscos e as vulnerabilidades.
Por que a visibilidade e o controle são importantes?
A visibilidade e o controle das políticas são elementos essenciais para manter uma boa prática de compliance em uma organização, independentemente do departamento ou da função.
Em primeiro lugar, as políticas devem ser visíveis somente quando necessário. Por exemplo, um funcionário pode precisar ser impedido de visualizar uma determinada política porque ela é restrita ao departamento de finanças.
Pode haver políticas confidenciais relacionadas a negociações que não devem ser lidas por funcionários de fora do departamento.
Em segundo lugar, e mais importante, a versão correta da política deve estar visível para o funcionário ou a parte interessada relevante.
Não faz sentido que um funcionário possa ler e aderir a uma política que esteja desatualizada.
Os relatórios também desempenham um papel fundamental aqui, garantindo que os funcionários tenham lido e reconhecido as políticas relevantes para suas funções conforme a orientação corporativa.
Como plataformas de compras podem facilitar esse processo?
Um sistema de compras é uma solução de software que ajuda sua empresa a gerenciar e otimizar o processo de compras.
Isso automatiza as tarefas necessárias em suas operações, como seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos, criação de pedidos de compra, faturamento e gerenciamento de estoque.
O uso de um sistema de compras em sua empresa pode ajudá-lo a aumentar a eficiência, reduzir custos e garantir a compliance.
Um sistema de compras deve ter recursos básicos, como:
- Gestão de fornecedores
- Gestão de contratos
- Gerenciamento de pedidos de compra
- Gerenciamento de faturamento
- Gestão de estoques
As plataformas de compras oferecem um repositório central onde todos os contratos acordados com os fornecedores podem ser acessados pelas partes interessadas que possuem as permissões necessárias.
Esse recurso permite que os termos do contrato e outros detalhes sejam facilmente visualizados em situações em que há dúvidas sobre a conformidade do fornecedor.
Ele também permite que os ajustes necessários sejam feitos nos contratos sem demora, caso haja mudanças nas condições comerciais ou de mercado.
Com as plataformas automatizadas, as organizações também obtêm o benefício adicional de poder gerar modelos de contrato atualizados diretamente do sistema, que consideram quaisquer alterações universais, como cláusulas atualizadas.
Nos processos de gerenciamento manual, o mesmo modelo de contrato pode ser gerado repetidamente a partir da área de trabalho de um usuário, o que pode acabar ficando desatualizado e, portanto, fora de compliance.
Essas políticas centralizadas evitam que sua equipe precise se lembrar de adicionar elementos de conformidade. Elas também simplificam a implementação de mudanças de cima para baixo que mantêm toda a organização no caminho legal correto.
Considerações finais
As organizações e os funcionários querem fazer o que é certo, mas, muitas vezes, o problema não está nas pessoas, mas na forma como as informações são organizadas e transmitidas em cascata.
Querendo ou não, a visibilidade e o controle são elementos essenciais dessa estrutura. Portanto, um método bem pensado de fornecer visibilidade e, ao mesmo tempo, controlar as informações é fundamental para o sucesso.
Isso ajudará muito uma organização a navegar pelos requisitos regulamentares e de compliance, o que, por sua vez, libera recursos para a empresa poder se concentrar e se destacar em seu negócio principal.