No mundo dos negócios atual, Cost Reduction é uma das principais metas entre os tomadores de decisão das empresas.

Isso é especialmente verdadeiro na área de compras.

Gerentes de categoria, gerentes de compras e CFOs projetam e iniciam estratégias para cumprir suas metas de Cost Reduction. 

Entretanto, o Cost Reduction não é tão fácil quanto parece.

Felizmente, há uma área que oferece benefícios de Cost Reduction e um rápido retorno de investimento, ou seja, um sistema de compras.

Neste artigo, exploramos como as plataformas de compras podem ajudá-lo a aplicar o Cost Reduction

O que é um sistema de compras?

Um software de compras é um sistema abrangente baseado na Web, projetado tanto para empresas quanto para seus fornecedores, facilitando o ciclo de vida dos processos de licitação.

Os sistemas oferecem um ambiente que permite o gerenciamento proativo das relações entre a empresa e seus fornecedores por meio de um serviço seguro e dinâmico.

Os sistemas de compras são plataformas totalmente integradas que começam com o gerenciamento da demanda e digitalizam todo o seu processo com gerenciamento de fornecedores, pedidos, logística, pagamento e faturamento, armazém e gerenciamento de contratos.

Embora o software ofereça suporte à eficiência, ele ajuda a proteger os valores éticos, como transparência, avaliação precisa de propostas e antidiscriminação.

Uma das principais vantagens de um sistema de compras é que ele pode reduzir os custos de compras de várias maneiras.

Por exemplo, um sistema de compras pode automatizar e otimizar o processo de compras, reduzindo a necessidade de tarefas manuais, papelada e pessoal.

Ele também pode permitir que você compare e negocie preços de diferentes fornecedores, acesse descontos e ofertas em massa e monitore e controle seus gastos.

Ao usar um sistema de compras, você pode economizar tempo e dinheiro e otimizar seu orçamento.

Tipos de custos em compras

Os custos de aquisição referem-se às despesas associadas à compra de bens e serviços para uma empresa.

Esses custos podem incluir uma variedade de despesas, como o custo das mercadorias, envio e manuseio, impostos e outras taxas.

• Custos fixos: Os custos irrecuperáveis são despesas que já foram incorridas e não podem ser recuperadas. Isso inclui despesas como despesas de pesquisa e desenvolvimento, despesas de prototipagem e outras despesas relacionadas.
• Custos de oportunidade: Os custos de oportunidade referem-se aos benefícios potenciais que uma empresa pode ter perdido ao escolher um curso de ação em vez de outro. Os custos de oportunidade podem ser difíceis de calcular e rastrear, mas são uma consideração essencial no processo de aquisição.
• Custos do ciclo de vida: Os custos do ciclo de vida referem-se aos custos totais associados a um produto ou serviço durante todo o seu ciclo de vida. Isso inclui o custo inicial do produto ou serviço e quaisquer custos contínuos, como despesas de manutenção, reparo e substituição. 

O Cost Reduction é fundamental para as empresas, pois pode aumentar as margens de lucro, melhorar a competitividade e apoiar a estabilidade financeira de longo prazo.

Como os custos afetam Procurement?

Dois tipos de custos precisam ser considerados ao tomar decisões de negócios: custos bons e custos ruins.

Os custos bons são aqueles que agregam valor à empresa, enquanto os custos ruins são aqueles que não agregam.

É importante saber a diferença entre os dois ao tomar decisões de negócios.

Os custos bons são aqueles que ajudam a empresa a gerar receita ou economizar dinheiro.

Por exemplo, investir em novos equipamentos pode ser um bom custo se isso ajudar a aumentar a produção.

A contratação de novos funcionários também pode ser um bom custo se ajudar a melhorar o atendimento ao cliente.

Os custos ruins, entretanto, são aqueles que não contribuem para o resultado final. Eles podem até acabar custando dinheiro para a empresa.

Por exemplo, a manutenção de equipamentos antigos também pode ser um custo ruim se custar mais manter o equipamento desatualizado do que comprar um novo equipamento.

É importante considerar cuidadosamente todos os custos antes de tomar qualquer decisão.

Os custos bons devem sempre ter prioridade sobre os custos ruins.

Entretanto, há momentos em que é necessário incorrer em custos ruins para evitar perdas ainda maiores.

Nesses casos, é fundamental entender os benefícios e os riscos antes de tomar qualquer decisão.

Quais os benefícios de aplicar Cost Reduction?

Rastreamento de custos em tempo real

Acompanhar se o orçamento da sua empresa/projeto está de acordo com os seus planos é uma das questões mais críticas em termos de lucratividade da empresa.

Um sistema de aquisição on-line garante que você trabalhe com os melhores fornecedores pelo melhor preço em todos os momentos.

A lógica e a funcionalidade dos sistemas são desenvolvidas para fornecer relatórios em tempo real.

Um sistema desenvolvido dessa forma permite a intervenção antes que surjam ou ocorram problemas em seus processos de compras e ajuda a evitar perdas financeiras.

Ele pode impedir a compra do produto/serviço sem um orçamento ou que exceda o orçamento na fase do pedido. Ele evita a compra de materiais desnecessários ou extras em toda a empresa.

Mecanismos de aprovação de compras

Independentemente de como os sistemas de compras tenham sido implementados e de quão sofisticados sejam seus recursos, os mecanismos de aprovação estão entre as chaves desse trabalho.

O software de compras deve incluir mecanismos de aprovação auditáveis para garantir que as solicitações de compras e as escolhas de fornecedores sejam adequadas às políticas e aos procedimentos da empresa.

Mecanismos de aprovação flexíveis e editáveis, disponíveis em todos os estágios do processo, visam a garantir compras precisas e transparentes sem intervenções manuais equivocadas.

Conclusão

Embora no passado tenha sido tratado simplesmente como parte do custo de fazer negócios, o setor de compras representa, na verdade, uma oportunidade poderosa para as empresas reduzirem os custos e, ao mesmo tempo, criarem valor.

O processo de compras não é a única parte do ciclo de aquisição que precisa ser revisada e refinada, mas, assim como o restante dos processos de aquisição, se beneficia imensamente da automação.

A integração de vários sistemas – gestão de contratos, gestão de estoques, portais de fornecedores etc. – possibilita a automação de tudo por meio de uma plataforma de compras.

A automação elimina a necessidade de entrada manual de dados em muitos casos e reduz bastante a necessidade de supervisão humana e o risco de erro humano.

Tarefas repetitivas e de grande volume são executadas com mais rapidez e precisão do que até mesmo a equipe de compras mais ambiciosa poderia gerenciar.

Dessa forma, a equipe fica livre para dedicar seu tempo e talento a esforços mais voltados para o valor, como o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor ou o planejamento estratégico.