Muitas empresas precisam de matérias-primas para produzir seus produtos ou ajudar a fornecer seus serviços.

Entretanto, há muitos fatores a serem considerados quando se trabalha na aquisição de materiais.

A cadeia de fornecimento evolui e muda à medida que um negócio cresce e mais materiais são necessários.

Nesse contexto, há várias maneiras de adquirir materiais, e o método mais adequado dependerá do tipo de produto ou serviço a ser oferecido.

As empresas precisam encontrar um fornecedor respeitável e confiável que possa lhes fornecer os materiais necessários dentro do prazo e a um custo razoável.

Neste artigo, discutiremos o processo de aquisição de materiais e como a adoção de plataformas de compras está transformando esse cenário..

O que é o processo de aquisição?

A aquisição, também chamada de Gestão de Compras ou Procurement, é o método de compra ou obtenção de bens, serviços ou obras de uma fonte externa.

É uma função estratégica que é vital para o sucesso de uma organização.

O processo de compras envolve a identificação e seleção de fornecedores, a negociação de preços e termos, e gestão de contratos. 

O processo de aquisição direta é crítico para o gerenciamento da cadeia de suprimentos e pode ter um impacto significativo no resultado final de uma organização.

Dessa forma, as empresas devem considerar cuidadosamente todos esses fatores envolvidos para tomar as melhores decisões para seus negócios.

A aquisição de materiais é uma parte importante do processo de vendas, pois ajuda a garantir que as empresas possam obter e adquirir a matéria-prima de que necessitam para manter suas operações funcionando.

Da mesma forma, ela também reduz as chances de interrupções devido à escassez dentro da cadeia de fornecimento.

Em muitos casos, as operações de compras também são responsáveis por garantir que os materiais sejam adquiridos a preços mais competitivos, o que pode levar a uma significativa economia de custos para a empresa.

Também pode ajudar com a vantagem competitiva, já que alguns fornecedores podem oferecer melhores condições para aqueles que se comprometem com pedidos maiores.

As organizações podem usar vários métodos diferentes de aquisição, e o mais apropriado dependerá do tipo e quantidade de materiais necessários e do orçamento e preferências da empresa.

Como funciona o processo de aquisição?

A sequência de passos que uma organização dá para adquirir os bens e serviços necessários para cumprir suas metas operacionais é conhecida como o processo de aquisição.

Desde a solicitação inicial de compra até o recebimento final de um determinado produto, cada uma das etapas de aquisição tem a mesma importância. 

Embora exista um esboço geral para o processo de compras, as especificidades são moldadas pelas necessidades e objetivos de cada organização individual.

Os fatores que afetarão as etapas do processo de aquisição incluem:

• Tamanho da organização
• Modelo de negócios
• Localização
• Estrutura da empresa
• Necessidades para orçamento e despesas
• Leis e regulamentos específicos do setor

Entretanto, embora seja verdade que a aquisição é um processo altamente individualizado, há também várias etapas fundamentais que serão utilizadas de forma generalizada em qualquer mercado.

Elas são:

Etapa 1: Identificação de uma necessidade

Antes que o processo de aquisição possa começar, uma necessidade específica deve ser reconhecida.

Por exemplo, uma organização pode estar interessada em adquirir novos monitores de computador, reordenar seu fornecimento mensal de produtos em papel ou adquirir software atualizado.

Dependendo da estrutura da empresa, esta etapa pode ser gerenciada pelos proprietários da empresa, chefes de departamento, equipe executiva, pessoal e/ou gerentes de compras.

Nesta etapa, um orçamento será estabelecido e uma visão abrangente dos gastos será frequentemente avaliada. 

Etapa 2: Criação e envio de um pedido de compra

Uma solicitação de compra (ou requisição de compra) é uma solicitação formal de bens ou serviços e pode ser realizada de diversas maneiras, desde emails e sistemas especializados, como plataformas de compras, até ligações telefônicas.

Muitas vezes, a solicitação de compra será originada com um funcionário ou gestor de compras, sendo então analisada pela equipe de compras da organização. 

Quando uma solicitação de compra é aprovada, ela se torna uma ordem de compra.

Etapa 3: Avaliação e seleção de fornecedores

O próximo passo é avaliar vários fornecedores e depois escolher um que atenda aos principais requisitos.

Algumas organizações mantêm um catálogo de fornecedores aprovados, apresentando vários fornecedores que já provaram o seu valor, enquanto outras realizam processos de strategic sourcing para novas seleções de acordo com a necessidade. 

Lembre-se de que o preço não deve ser o único determinante na escolha de um fornecedor.

Para melhores resultados, considere o “quadro geral” do que um fornecedor pode oferecer, inclusive:

• Facilidade de comunicação
• Ética da empresa
• Prestação de contas
• Capacidades de produção

Após um fornecedor ter sido selecionado, é importante investir tempo e energia no relacionamento.

Um bom relacionamento com um fornecedor pode proporcionar melhor economia e serviço, proporcionando o máximo valor a longo prazo.

Uma das maiores vantagens das plataformas de compras são as suas ferramentas para seleção de fornecedores. Estas apresentam todas as informações e dados disponíveis de maneira intuitiva e simplificada.

Etapa 4: Gestão de pedidos

Como as mercadorias/serviços são entregues, deve haver alguém responsável, idealmente o gerente de compras, para verificar se todas as normas foram cumpridas: prazos de entrega, quantidades e qualidade do produto, etc.

Se houver problemas com os itens (por exemplo, produtos danificados), você tem a opção de rejeitar a entrega.

A comunicação clara com o fornecedor é fundamental no caso de qualquer problema na entrega. 

Como as plataformas de compras otimizam esse processo?

A aquisição é um processo comercial bastante complexo.

Para adquirir materiais, uma empresa tem que organizar e gerenciar perfeitamente toda a tarefa e equipe.

Monitorar várias transações e manter um registro de milhares de recibos é um desafio sem um software prático.

As plataformas de compras tornam tudo muito mais fácil, rápido e organizado.

Elas permitem agilizar todos os processos internos e externos relacionados à aquisição, de forma eficiente e segura.

A adoção de plataformas de compras reduz o tempo de execução na aquisição e diminui as chances de erros, atrasos e retrabalho.

Essas ferramentas assumem a tarefa de automatizar todo o ciclo de compras, desde a solicitação até o pedido, permitindo assim o controle e monitoramento em tempo real de todos os processos.

Conclusão

A área de compras pode realmente gerar resultados reais para as empresas, mas para tal é importante garantir os melhores processos possíveis.

Através das plataformas de compras, os profissionais de aquisição podem acompanhar as métricas e podem, por exemplo, avaliar o desempenho do fornecedor, a produtividade da equipe, a economia obtida, etc.

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