Um sistema de compras confiável é essencial para a capacidade de qualquer empresa se manter competitiva em termos de custos e tomar decisões apropriadas de compra.

Isso é verdade também em contextos governamentais.

As plataformas de compras para setor público tem se tornado uma área de grande investimento e atenção, à medida que governos começam a utilizar os muitos sistemas disponíveis.

Nesse artigo abordamos o contexto atual desse cenário, as vantagens de utilizar esses sistemas e muito mais!

Como funcionam compras governamentais?

Ao contrário de empresas do setor privado, que se beneficiam de maior liberdade no processo de aquisição, compras no setor público devem cumprir uma série de exigências legais durante quaisquer compras.

Quando se trata de compras governamentais, estas só são realizadas mediante o ato de licitação.

Nas compras do setor público (e muito do setor privado), a licitação é utilizada como uma forma justa e transparente de selecionar um fornecedor adequado para entregar um determinado contrato.

A licitação na aquisição pode ser um pouco complicada, com vários tipos diferentes de processo. Os principais tipos de licitações e processos desse nicho são:

  • Pregão.
  • Concorrência.
  • Leilão.
  • Diálogo Competitivo.
  • Concurso.

O tipo de licitação mais comum, e o método preferido nas compras públicas, é a licitação por concorrência.

Normalmente, uma empresa ou autoridade (governo local, empresas estatais, associações governamentais, etc.) terá uma exigência de bens ou serviços, e divulgará um aviso ao mercado para que qualquer empresa interessada possa concorrer e ter a chance de garantir o contrato.

É importante ressaltar também que graças à Nova Lei de Licitações, aprovada no dia 1 de Abril de 2021, as modalidades de Tomada de Preço e Carta-Convite foram substituídas pela modalidade de Diálogo Competitivo, conforme listado acima.

O que são licitações?

Ao invés de apenas alocar um contrato para a empresa que preferirem, o processo governamental usa um processo de licitação para avaliar de forma justa cada fornecedor potencial e selecionar um contrato de produtos ou serviços à organização mais adequada.

Normalmente, esta avaliação é baseada tanto em elementos de qualidade como de preço comercial, o que significa que não é apenas “o preço mais baixo que ganha”.

O processo de licitação significa que existe um procedimento transparente e justo baseado na identificação da melhor relação custo-benefício na aquisição.

É um processo competitivo, e licitação competitiva significa que cada empresa é avaliada com base em um determinado conjunto de critérios, dependendo do que o contrato individual implica.

Entenda mais sobre as 5 principais modalidades de licitação a seguir:

1. Pregão

A modalidade do pregão, também chamada de leilão reverso, é comumente usada na aquisição de bens ou serviços e acontece por meio de propostas e lances.

Esse processo pode acontecer tanto presencialmente quanto online e de formatos diversos.

O pregão é um método de sourcing em que os fornecedores competem entre si para decidir quem consegue oferecer o preço mais baixo com a qualidade desejada pela autoridade governamental em questão.

Trata-se de uma modalidade aberta para todo o público, na qual qualquer cidadão interessado pode acompanhar o processo licitatório em curso, assim como os valores de cada lance efetuado, o vencedor e até a duração da disputa.

Com a adoção de uma plataforma de compras para setor público esse processo tem sido otimizado em todos os sentidos, através das análises e automações que esses sistemas permitem.

2. Concorrência

A licitação competitiva é uma prática comum de compras que envolve convidar vários fornecedores ou prestadores de serviços a apresentar ofertas para qualquer material ou serviço em particular.

A concorrência permite transparência, igualdade de oportunidades e a capacidade de demonstrar que os resultados representam o melhor valor.

Portanto, aquisições de alto valor geralmente passam pelo processo de licitação competitiva.

É importante ressaltar também que existem contextos em que essa modalidade se torna obrigatória. São eles:

  • Nas licitações para serviços de engenharia acima de R$ 3.300.000,00 (três milhões e trezentos mil reais).
  • Nas contratações de demais serviços e produtos para valores acima de R$ 1.430.000,00 (um milhão, quatrocentos e trinta mil reais).

Concorrência é a modalidade mais ampla entre todas as 5 e também aquela com prazos e procedimentos mais amplos.

3. Leilão

Um leilão de compras acontece quando vários vendedores competem uns com os outros para ganhar o negócio de um comprador.

Esse processo geralmente exige que os fornecedores se pré-qualifiquem, antes de poderem participar do leilão em.

A pré-qualificação pode envolver muitos fatores, mas em geral os mais comuns são:

  • Atender a todos os critérios obrigatórios de fornecimento
  • Concordar com o leilão e os termos e condições contratuais, e
  • Concordar com o escopo e as especificações

Isto significa que durante o leilão, os fornecedores competem principalmente em termos de preço.

É possível, mas raro, que os fornecedores concorram com base em critérios não tarifários em um leilão.

Leilões complexos de compras podem envolver a avaliação em tempo real de uma combinação de preço, não preço e elementos associados.

4. Diálogo Competitivo.

Diálogo Competitivo é um procedimento de licitação do setor público pelo qual o comprador entra em diálogo com os fornecedores até encontrar uma solução que atenda às necessidades de sua organização.

É ideal para soluções complexas e de alto risco onde existem lacunas em suas exigências, resultados, contratos ou comerciais.

A instituição utiliza os diálogos com os fornecedores para trabalhar em conjunto, buscando preencher as lacunas acima e ajudar os vendedores a entender melhor suas exigências.

Desta forma, eles podem desenvolver sua solução em uma base mais informada para atender às suas necessidades.

Isto reduz o risco de iniciar um contrato com um fornecedor com fatores desconhecidos, seja nas exigências, na solução ou no contrato.

5. Concurso

A modalidade de Concurso é utilizada na escolha de trabalhos que exijam uma criação intelectual, seja ela artística, científica ou técnica.

Nessa licitação, as exigências, regras e condições são pré-estabelecidas no edital, assim como as diretrizes a serem seguidas, condições de realização e os prêmios a serem adquiridos pelo concorrente selecionado.

Em um Concurso, o vencedor cede à instituição todos os direitos patrimoniais relacionados ao projeto.

Como plataformas de compras para setor público estão mudando o cenário de licitações

As atividades de aquisição de bens e serviços no setor público geralmente convidam a atenção do público sobre como os gastos ocorrem.

Às vezes surgem críticas de várias partes se houver ineficiências no processo.

Com a evolução da tecnologia, a adoção de plataformas de compras para setor público está rapidamente  se tornando a melhor solução para automatizar a administração e os processos operacionais na gestão de compras governamentais.

Os sistemas de aquisição tratam de tarefas administrativas e operacionais, tais como gestão de licitações e gestão de pedidos de compra.

A parte responsável também pode mudar seu foco para outras responsabilidades que requerem uma estratégia específica, por exemplo, gestão de contratos tanto para fornecedores existentes como para novos fornecedores. 

Estas plataformas atuam como assistentes do governo para reduzir os gastos e proporcionar uma forma mais responsável e eficaz de gerenciar as compras.

Isto decorre da eficiência e otimização dos processos, tais como a redução ou eliminação de custos associados à comunicação e preparação de documentos.

Além disso, também há um aumento na rapidez na aquisição de bens e serviços, bem como da máxima qualidade dos resultados de todo o processo e dos bens obtidos.

Conclusão

Cada organização deve escolher a melhor solução que possa ajudar a racionalizar o processo de aquisição.

Isso é verdade tanto para empresas privadas quanto para instituições governamentais

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