Sistemas de compras são projetados para dar às empresas acesso a ferramentas digitais avançadas – tais como automação de processos e análise profunda de dados – para gerenciar mais efetivamente os processos de compras essenciais.

Grandes ou pequenas, empresas dependem de aquisições para criar economia e valor, mantendo os gastos sob controle e as relações com fornecedores fortes e positivas.

O processo de aquisição é uma atividade onde uma empresa compra bens que serão utilizados para o processo de produção.

Tradicionalmente, esta atividade consiste em vários processos, tais como fazer consultas, escolher o fornecedor, estabelecer condições de compra, selecionar as mercadorias, fazer contratos e efetuar o pagamento.

Nesse sentido, ao aproveitar o poder de uma solução digital como sistemas de compra, é possível racionalizar, automatizar e otimizar todo o seu processo de aquisição, reduzir custos e gerar valor, além de criar uma base para a transformação digital em toda a organização.

O que é um sistema de compras?

Um sistema de compras é um componente de gestão que pode ajudar empresas a monitorar e gerenciar o estoque.

Com um sistema de compras, é possível rastrear os bens e serviços que o negócio compra, bem como os níveis gerais de estoque de sua empresa.

Sistemas de compras podem ajudar as empresas a determinar que inventário comprar, quanto e quando fazer a compra.

Dessa forma, m sistema de compras é essencialmente um conjunto de processos que uma empresa pode usar para adquirir bens e serviços. O software do sistema de compras pode ajudar a racionalizar o seguinte:

  • Colocação de pedidos de compra
  • Gerenciamento de pedidos e faturas
  • Manutenção de uma lista de fornecedores
  • Previsão de gastos futuros
  • Encontrar informações de compra (por exemplo, data da mesma e custo)
  • Atualização dos níveis de estoque
  • Manutenção de registros precisos de compras

Sistemas de compras mais complexos podem até mesmo ter a capacidade de encomendar automaticamente o estoque necessário, gerenciar contratos de fornecedores e integrar-se com seu software de contabilidade para registrar transações.

Como funciona um Sistema de Compras?

Os sistemas de compra eliminam a necessidade de processos baseados em papel e, com sua automatização, diminuem os processos manuais e os erros que os acompanham – às vezes até mesmo os eliminando completamente.

As principais funções dos sistemas de compras tocam todos os aspectos de uma organização, alcançando e beneficiando cada parte das operações diárias e atividades da cadeia de fornecimento da mesma.

Eles simplificam o processo de aquisição através de processos sem contato, tecnologias avançadas e etapas de conformidade.

Ao mesmo tempo, permitem uma negociação simplificada entre múltiplos parceiros e partes interessadas.

Não só isso, os sistemas de compras proporcionam aos funcionários e partes interessadas uma plataforma centralizada para monitorar e, assim, otimizar o desempenho das compras.

Quais as principais vantagens?

A adoção de um sistema de compras é o ponto de entrada ideal para qualquer organização que aspira alcançar os padrões de desempenho, produtividade e lucratividade estabelecidos pelos líderes do setor.

Fazer essa transição geralmente trará alguns benefícios chave para qualquer empresa que o adote, por exemplo:

Eficiência

Os sistemas de compras digitais, que utilizam da nuvem e aparelhos móveis, são definitivamente nativos do ambiente eletrônico.

Mas é outro “e”- eficiência – que torna os mesmos uma fonte tão poderosa de valor imediato.

A automação de processos elimina erros humanos e atrasos em tarefas de alto volume e baixo valor, anteriormente demoradas.

Da mesma forma, a eliminação de processos manuais também cria economia de custos ao cortar a necessidade de gerenciamento/armazenamento de papel e documentos.

Além disso, a padronização de formulários, fluxos de trabalho e dos processos internos ajudam a eliminar o desperdício e apoiam melhorias globais.

Uma cadeia de fornecimento forte e estratégica

Sistemas de compra permitem que gestores desenvolvam relações de trabalho fortes e estratégicas com seus fornecedores, enquanto refinam a cadeia de fornecimento para máxima resiliência.

Sua cadeia de fornecimento depende de relações firmes com os fornecedores que mantêm sua empresa em funcionamento.

Utilizado da maneira certa, um sistema de compras fornecerá ferramentas para gerenciar facilmente os dados de desempenho e conformidade dos fornecedores, bem como ferramentas de colaboração e desenvolvimento de processos.

Escalabilidade Versátil

Pequenas empresas não precisam mais de orçamentos do tamanho de titãs para competir efetivamente com os principais players de suas indústrias.

O investimento em sistemas de compra torna possível começar pequeno e crescer conforme seu orçamento e suas necessidades comerciais ditarem.

Com o fornecedor certo e um forte plano de implementação, estes podem ser perfeitamente integrados aos processos existentes, minimizando a interrupção e preservando a produtividade durante o período de transição.

Economia de custos

As equipes de compras que optam por implementar um sistema de compras são capazes de ir além dos processos comerciais manuais, baseados em papel.

Isto permite uma economia imediata de custos através da eliminação de coisas como erro humano e a necessidade de materiais, armazenamento e gerenciamento de documentos físicos.

Estabelece também os dados de gastos da empresa como um motor principal para a percepção crítica dos negócios que, em última instância, fortalecerá as capacidades competitivas da empresa e seus resultados.

Isto centraliza o valor como redução de custos e fornece a estrutura necessária para incorporar a melhoria contínua e o planejamento estratégico não apenas na aquisição, mas na abordagem geral da organização.

Conclusão

A aquisição é o coração pulsante da eficiência financeira da sua empresa.

Tradicionalmente, o processo de compras era limitado a maximizar a redução de custos e o retorno do investimento.

Entretanto, os avanços recentes no cenário permitem que as empresas contextualizem as aquisições como uma fonte de valor através da otimização.

Investir em um sistema de compras pode ajudá-lo a racionalizar e padronizar suas compras para obter um melhor retorno sobre o investimento.

Da mesma forma, gera valor duradouro e vantagem competitiva à empresa através de insights inestimáveis, garantindo que a mesma esteja crescendo mais lucrativa e produtiva a cada dia.

A GoBuyer busca auxiliar empresas nesse contexto. O processo de gestão de compras é importante e ter um sistema confiável em todas as etapas é essencial.

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