Sistema ERP é uma sigla para Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, ou “Enterprise Resource Planning”. É um software que gerencia as atividades financeiras, a cadeia de fornecimento, as operações, relatórios, fabricação e até os recursos humanos de uma empresa.

A maioria dos negócios tem um sistema financeiro e operacional funcionando, entretanto existem limites para as capacidades do planejamento manual e muitos softwares não oferecem funções avançadas de gestão, seja com processos comerciais diários ou investimentos futuros.

À medida que as empresas se expandem e suas necessidades mudam, seus sistemas devem acompanhá-las.

Nesse artigo abordamos todas as facetas do ERP e como ele pode ajudar um negócio a crescer.

O que é um Sistema ERP?

O software de Planejamento de Recursos Empresariais é considerado um tipo de “aplicativo empresarial”, que se refere a um software projetado para satisfazer as necessidades de uma organização e melhorar o desempenho empresarial.

Um sistema ERP pode ser usado para automatizar e simplificar as atividades individuais em uma empresa, tais como contabilidade e compras, gestão de projetos, gestão de relacionamento com clientes, gestão de riscos e operações da supply chain.

Os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais são plataformas completas e integradas, tanto no local como na nuvem, gerindo todos os aspectos de um negócio baseado na produção ou distribuição.

Além disso, eles apoiam todos os aspectos da gestão financeira, recursos humanos, gestão de supply chain e contabilidade.

Os sistemas ERP também proporcionarão transparência em todo o seu processo empresarial, acompanhando todos os aspectos de produção, logística e financeiro.

Estes sistemas apoiam múltiplas funções em toda a empresa, médias ou pequenas, incluindo personalizações para a sua indústria.

Há muitos sistemas ERP disponíveis atualmente que variam muito dependendo do tamanho, função e necessidades de uma organização.

Como funciona um Sistema ERP?

O principal objetivo de um sistema ERP é aumentar a eficiência organizacional de uma empresa, gerenciando e melhorando a forma como os recursos da mesma são utilizados.

Os sistemas ERP normalmente cobrem todos os aspectos das operações comerciais e fornecem:

• Um sistema integrado
• Base de dados comum 
• Operação em tempo real
• Suporte para todas as aplicações/componentes
• Interface de usuário comum entre aplicações/componentes

O software ERP tem a capacidade de coletar e comparar métricas entre departamentos e fornecer uma série de diferentes relatórios com base em funções ou preferências específicas do usuário.

Os dados coletados tornam mais rápida a busca e a geração de relatórios, trazendo uma visão completa do desempenho comercial e de como os recursos estão sendo gastos. 

O ERP sincroniza relatórios e automatiza as etapas, reduzindo a necessidade de manter bancos de dados e planilhas separadas que teriam que ser fundidas manualmente para gerar relatórios.

Esta combinação de coleta de dados e relatórios oferece uma visão valiosa, como onde cortar custos e agilizar processos, fornecendo as informações para a tomada de decisões comerciais em tempo real.

Quais as vantagens de usar esse sistema?

Um sistema ERP é concebido em torno de uma estrutura de dados (esquema) única e definida que normalmente tem uma base comum.

Isto ajuda a garantir que a informação utilizada em toda a empresa seja normalizada e baseada em definições comuns e experiências do usuário.

Estas estruturas centrais são depois interligadas com processos empresariais conduzidos por fluxos de trabalho entre departamentos, ligando sistemas e as pessoas que os utilizam.

Através disso surgem diversas vantagens para a empresa como um todo e para cada usuário individual. Dentre elas, podemos citar: 

1. Aumento de Produtividade

Ao automatizar processos importantes como o rastreio do inventário ou a geração de faturas, os sistemas ERP trazem ganhos de produtividade em toda a linha e colocam um maior enfoque em tarefas que de outra forma poderiam ter sido menosprezadas.

Dessa forma, os funcionários podem colocar maior enfoque num projeto, criar mais trabalho gerador de receitas, e utilizar o seu tempo de forma mais eficiente e rentável.

Além disso, um sistema ERP permite que equipes colaborem utilizando informações precisas, aumentando o sucesso dos seus projetos e, em última análise, trazendo melhor serviço ao cliente.

2. Custos Operacionais Reduzidos

Através do aumento da eficiência dos processos operacionais, um ERP pode ajudar a cortar custos e aumentar a lucratividade em todos os departamentos de sua organização, desde a fabricação até o financiamento.

Ele evita interrupções e atrasos que podem ser causados pela falta de informações precisas ou disponíveis, mantendo os projetos nos trilhos e no prazo.

Ao mesmo tempo, um sistema ERP reduz a necessidade de pessoal adicional, licenças de software, treinamento em múltiplos sistemas e recursos administrativos necessários para sistemas tradicionais de unificação de dados; dessa forma, ele pode ser facilmente adotado e alavancado pelo pessoal existente.

Dessa forma, todos os custos relacionados a produção e capacitação são minimizados, visto que só é preciso treinamento e gastos em um único sistema.

3. Maior controle de qualidade

A gestão de qualidade é um benefício significativo de um sistema ERP.

Digamos que você tenha um produto que acabou de completar o processo de fabricação, mas antes de poder vender o produto, é preciso rever e assinar a papelada correspondente.

Você pode dizer ao seu sistema ERP que o produto deve ser bloqueado da venda até que a papelada seja aprovada.

Este tipo de controle sobre seu fluxo interno de fornecimento reduz a chance de erro; como por exemplo, alguém que libere um produto que ainda não tenha sido oficialmente autorizado.

Além disso, o ERP fornece verificações e balanços sobre o próprio sistema, de modo que seja possível permitir que apenas as pessoas apropriadas criem ou editem as informações, mas que as mesmas sejam sempre visíveis para aqueles que precisam vê-las.

Este tipo de controle de qualidade sobre dados sensíveis e oportunos reduz os erros humanos e economiza tempo quando os processos se movimentam mais facilmente entre departamentos.

4. Segurança de dados aprimorada

O coração de qualquer sistema ERP é a segurança de dados. Como já citado, esses sistemas abrangem todas as funções empresariais e têm controles sobre quem pode visualizar e editar informações sensíveis.

A fusão das informações em um único repositório, seja no local ou na nuvem, reforça a segurança em comparação com fontes dispersas em sistemas díspares. 

Igualmente, ele também ajuda na conformidade regulamentar e os relatórios incorporados podem ajudar a reduzir os custos de auditoria.

Conclusão

Independente do tamanho da empresa, ter o software certo que permita que sua empresa otimize seus  processos e etapas pode proporcionar uma enorme vantagem.

Ser capaz de acessar fácil e rapidamente informações em tempo real coloca as empresas em uma melhor posição para fabricar produtos mais competitivos e, portanto, permanecer relevantes.

Seja no contexto de sourcing ou em processos de marketing, é importante garantir que o sistema utilizado pelo seu negócio oferece tudo aquilo que o mesmo precisa de forma cômoda e eficiente.