Gerenciar acordos com novos fornecedores não é tarefa fácil. Entre comparar preços, desenvolver acordos, ajustar processos e inúmeras outras questões, é seguro dizer que firmar esses contratos dependem de muitos fatores – alguns deles mais fáceis de controlar do que outros.

Uma coisa sobre a qual as empresas têm total controle, no entanto, são seus próprios processos de venda,  nesses casos entram em cena as plataformas de cotação online.

Elas ajudam a garantir que você não só será capaz de atender melhor seus fornecedores, mas também de concluir tarefas rotineiras de vendas mais rapidamente.

O que são as Plataformas de Cotação Online?

A maneira como as empresas B2B conduzem os negócios está mudando drasticamente.

Há apenas alguns anos, distribuidores e atacadistas não consideravam uma solução de eCommerce como uma necessidade.

Entretanto, as empresas nesse mercado hoje em dia têm uma perspectiva completamente diferente com relação ao comércio eletrônico.

O ecommerce é agora uma das formas mais eficazes de impulsionar aquisições e aumentar a receita, uma vez que lhe permite se diferenciar de seus concorrentes.

Cada vez mais empresas estão alavancando o progresso tecnológico para se manterem competitivas e atender às demandas dos clientes.

Nesse contexto, as plataformas de cotação online são usadas por consumidores corporativos para fazer pedidos.

Elas são sistemas planejados exclusivamente para otimizar todas as etapas de cotação da maneira mais eficiente possível.

Frequentemente, tais plataformas oferecem dashboards para follow-up de pedidos e aquisições, entrega de relatórios e até mesmo monitoramento de preços.

É um fato que automação e plataformas digitais como essa costumavam ser um tanto exclusiva para organizações maiores, atualmente é possível para tanto as pequenas empresas quanto os grandes conglomerados utilizarem plataformas de cotação online ou sistemas de compra com facilidade. 

Qual a finalidade dessas plataformas?

Mulher utilizando plataformas de cotação online

Os processos de aquisição geralmente giram em torno de uma série de partes interessadas como fornecedores, equipe financeira, gerentes de estoque, e muito mais.

Métodos dispersos, especialmente na etapa de cotação, impactam a qualidade dos processos de aquisição, causando falta de clareza e desconexão, o que resulta em gastos desavisados, longos ciclos de aquisição e oportunidades perdidas.

Entretanto, quando as transações, comunicação e colaboração crítica acontecem em uma plataforma de cotação online, todos os dados relacionados a compras permanecem em uma única interface.

Elas fornecem um espaço de trabalho central e um painel unificado para toda a equipe de compras, onde todos os registros e tarefas relevantes são armazenados para facilitar a comunicação e a recuperação.

A existência de um sistema único capaz de manter todas as informações de cada etapa do processo em um só lugar é muito valiosa para qualquer empresa.

Dessa forma, é possível reduzir o tempo gasto com comparações de preços, seleção de fornecedores, coleta de dados e todas as outras etapas também.

Esse conforto, que engloba desde o primeiro passo até a tomada de decisão final, interfere nos ganhos da empresa de maneira positiva.

Reduzindo negociações em caráter de urgência e automatizando as etapas manuais é garantido que haverá uma redução dos custos gerais.

Vantagens das Plataformas de Cotação Online

As plataformas de cotação são projetadas especificamente para tornar sua aquisição mais fácil, mais eficiente e mais acessível.

É fácil focar naqueles ganhos porque tais plataformas são claras e não precisam de muitas explicações.

Você só tem mais facilidade para ver as mercadorias de um fornecedor, o preço por unidade, os prazos de entrega e os preços, e não precisa gastar mais para criar um software de relatório personalizado para ver tudo isso.

A seguir abordamos uma lista dos diferenciais que tornam plataformas de cotação online extremamente valiosas:

#1 – Personalizável & modificável

A personalização é um elemento importante quando se trata de adaptar uma cotação às preferências de um fornecedor.

Naturalmente, alguns fornecedores podem preferir receber a cotação via e-mail, enquanto outros preferem que ela seja impressa diretamente.

Uma plataforma de cotação permite às empresas atualizar os serviços existentes de acordo com as modificações desejadas pelo fornecedor e atualizar automaticamente a cotação, assegurando que as preferências do mesmo sejam atendidas de todas as maneiras.

Outro grande ponto sobre este recurso é que é muito comum que os fornecedores solicitem modificações na cotação entregue.

Garantir que cada modelo de cotação gerado seja customizável permite que a empresa coloque aquele toque de profissionalismo em cada documento, seja o logotipo, termos e condições personalizados para um fornecedor específico, e muito mais.

#2 – Automatiza o processo de cotação

Para alcançar acordos que atendam às necessidades de ambas as partes, é importante que empresas aumentem sua eficiência em cada etapa.

Uma plataforma de cotação dá à empresa a vantagem competitiva, automatizando todo o processo de cotação.

Essa automatização permite que a mesma gere cotações rapidamente e acompanhe cada atividade após o passo inicial.

Ela não apenas calcula os preços, incluindo qualquer imposto ou deduções relevantes, mas também centraliza todas as informações do fornecedor em um único banco de dados.

Esta informação é então utilizada para criar um documento de cotação de aparência profissional contendo todas as informações necessárias sobre o serviço.

#3 – Visibilidade do processo

É comum em processos de aquisição muito tempo seja gasto na pesquisa e seleção de fornecedores.

Isso acontece porque tais processos diretamente afetam a economia da empresa e devem ser feitos com cuidado.

Entretanto, ao utilizar plataformas de cotação online você tem acesso a um sistema focado na sua conveniência, que torna essa etapa muito mais fluída.

Essas plataformas frequentemente possuem dashboards para comparação de preços e serviços entre fornecedores.

Desde os valores cobrados até o tempo de entrega, tudo que deve ser levado em consideração aparece nessas abas para garantir que você tomará a melhor decisão para o seu negócio. 

Conclusão

A Internet tem substanciado seu lugar como a atual plataforma de compras mais lucrativa.

Como compradores, estamos agora a um clique de satisfazer nossas necessidades.

Nesse contexto, não é surpresa que muitos gestores na área de aquisições estejam agora voltando sua atenção para sistemas tais como as plataformas de cotação online.

Nós da GoBuyer nos dedicamos a propagar conhecimento a respeito da área, abordando os mais diversos tópicos.

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