Bem-vindo ao GoBuyer
Apertem os cintos de segurança! Já estamos em abril, e 2024 continua sendo um ano de desafios imprevistos e oportunidades empolgantes.
Em meio ao cenário de instabilidade geopolítica contínua e aumento dos custos de energia, uma coisa fica bem clara: otimizar os gastos e maximizar o valor não é mais apenas desejável, é essencial.
Aplicar Savings não significa apenas gastar menos ao comprar coisas. Trata-se de um conjunto de estratégias que trabalham juntas para gerenciar de forma inteligente as finanças da organização.
Desde a reformulação de contratos até o aprimoramento das operações e o aproveitamento máximo dos dados e da tecnologia, trata-se de um esforço abrangente, liderado principalmente pela organização de compras da empresa.
Aqui estão 4 das melhores estratégias a serem aplicadas em 2024 se você quiser maximizar suas economias!
Entendendo o que são Savings em Procurement
A economia em aquisições engloba tanto a economia substancial quanto a redução de custos.
Ela envolve a prevenção de gastos desnecessários por meio da identificação e mitigação de riscos, renegociação de contratos ou implementação de soluções alternativas. Ambas as abordagens contribuem significativamente para a economia geral de custos e o desempenho financeiro.
Nesse contexto, o cálculo da economia em aquisições envolve uma abordagem sistemática adaptada às necessidades e aos objetivos específicos de cada organização.
Vários métodos, como benchmarking de preços, descontos por volume e análise do custo total de propriedade, são empregados para quantificar a economia com precisão.
Além disso, os mecanismos de validação garantem a credibilidade e a confiabilidade das economias relatadas, aumentando a transparência e a responsabilidade.
Que fatores influenciam Savings em Procurement?
Vários fatores influenciam a magnitude e a realização da economia em aquisições.
Entre eles estão a maturidade da função de procurement na organização, o tamanho da empresa, a natureza dos produtos e serviços adquiridos e o nível de terceirização em relação às tarefas internas.
O gerenciamento eficaz do espectro de tarefas ou commodities, incluindo seguros e contratos, é essencial para maximizar a economia e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos.
Cost Savings versus Cost Avoidance
Quando se trata de manter o dinheiro no banco, há dois tipos de economia que as empresas praticam: a economia de custos (Savings) e a prevenção de custos (Avoidance). A economia de custos é a mais frequentemente mencionada pelos líderes, mas a prevenção de custos é igualmente importante.
A economia de custos significa reduzir os custos associados a um projeto, departamento ou local. Ela é obtida com a eliminação de desperdícios desnecessários e a simplificação de processos.
Economia de custos também pode incluir a troca de produtos ou serviços caros por alternativas mais baratas. As empresas usam a economia de custos para reduzir despesas, aumentar a eficiência e manter sua vantagem competitiva.
A prevenção de custos consiste em interromper os gastos antes que eles ocorram. As estratégias para evitar custos incluem a negociação de melhores acordos com fornecedores, a realização de manutenção para evitar futuros custos de substituição, a terceirização de tarefas ou processos e a descoberta de novas maneiras de simplificar as operações.
Maximizando Savings com aquisições: As melhores estratégias para este ano
Aqui estão as quatro melhores estratégias que os líderes e gerentes de compras usam para impactar positivamente os gastos:
1. Revisar os termos do contrato atual
É uma prática aceitável questionar os termos de um contrato existente. Qualquer contrato não revisado por mais de três anos deve oferecer algumas oportunidades de economia.
É provável que alguns preços tenham se tornado não competitivos e que haja espaço para revisar as condições de pagamento. Iniciar discussões com seus fornecedores sobre possíveis mudanças na frequência de compras pode levar a descontos por volume.
Os ambientes econômicos mudam, os padrões de consumo dos consumidores mudam e a tecnologia avança. A pesquisa de mercado e o benchmarking oferecem uma oportunidade para discutir preços com seus fornecedores.
2. Investigar a terceirização
A terceirização é uma estratégia por meio da qual as atividades ou funções de aquisição não essenciais são transferidas para fornecedores externos especializados.
Ela é especialmente adequada para categorias de aquisição indireta, como gerenciamento de instalações, segurança, transporte e logística.
3. Centralizar as compras
Em uma estrutura de aquisição descentralizada, as áreas de oportunidade de economia não são visíveis.
A chance de duplicação de compras e de gastos irregulares é alta, mesmo que a organização global de compras seja centralizada.
A centralização de Procurement permite uma estratégia de sourcing global unificada.
Entretanto, a implementação de uma ferramenta de análise de gastos em nível global pode oferecer muitos dos mesmos benefícios.
Um banco de dados de fornecedores racionalizado leva ao aumento da concorrência entre os fornecedores e à redução dos custos de fornecimento.
4. Analisar fornecedores não competitivos
O processo de benchmarking realizado durante a revisão dos contratos pode destacar outros fornecedores semelhantes em seu banco de dados que não são competitivos.
Esses fornecedores podem ser contatados para reduzir seus custos de acordo com o mercado ou, se isso não for possível, podem ser removidos, transferindo os gastos para fornecedores mais competitivos.
O gerenciamento ativo de fornecedores estratégicos e a consolidação do número total de fornecedores são essenciais para maximizar a economia em aquisições. Menos fornecedores para gerenciar resulta em um processo mais eficiente.
Conclusão
Quando se trata de Savings, não existe um modelo único para todos. Pode haver diferentes formatos de relatórios no mercado.
O segredo é manter suas opções abertas em relação a diferentes oportunidades de economia para sua empresa. O software escolhido também tem um papel crucial em seus esforços de economia de custos. Certifique-se de que ele possa ajudá-lo a monitorar seus gastos indiretos e até mesmo o gerenciamento de estoque.
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As plataformas de compras são um ambiente de mercado online (semelhante a um site de ecommerce) que apoia a venda e compra de suprimentos, commodities, tecnologia ou serviços.
As plataformas de compras são frequentemente utilizadas para facilitar as vendas entre empresas ou entre empresas e governos.
Escolher a plataforma de aquisição certa para uma empresa, independentemente do tamanho ou da indústria, pode ser desafiador e demorado, devido aos detalhes que envolvem tal escolha.
Nesse artigo abordaremos o que é uma plataforma de compras, como elas funcionam e detalhes importantes acerca das mesmas.
Qual a importância de sistemas digitais nesse mercado?
Um dos maiores desafios para empresas com grandes necessidades de aquisição é a dificuldade de monitorar compras e evitar gastos desnecessários em um contexto de complexidade crescente (número de fornecedores, serviços, fluxos de trabalho, etc.).
Como resposta, as plataformas de compra permitem centralizar e automatizar as interações entre as partes interessadas, tais como usuários finais, departamento de compras, fornecedores, etc.
Seu objetivo é otimizar os processos, a gestão e a estratégia de compras.
Uma plataforma de compras ajuda a automatizar essa função em uma organização.
Elas oferecem uma solução centralizada para o gerenciamento de compras. Podem melhorar o fluxo de trabalho de seus processos internos, automatizando várias tarefas, tais como iniciar e aprovar requisições e pedidos de compra.
O uso de plataformas de compras traz consigo a redução de custos, implementação de relações estruturadas com fornecedores e a integração de sistemas que não apenas reduzem os gastos, mas melhoram substancialmente o desempenho do fornecedor e a qualidade dos produtos adquiridos.
A produtividade também é melhorada, pois os clientes internos podem facilmente obter itens em catálogos através de sistemas de requisição e pedidos online.
Quais características são indispensáveis para uma plataforma de compras?
Há um grande número de ferramentas no mercado.
E enquanto vamos sugerir algumas ótimas em breve, você pode começar com uma delas e terminar em outro lugar completamente diferente.
Algumas podem não estar disponíveis onde você está, ou talvez o preço as mantenha fora de alcance.
Mas é importante saber o que você realmente precisa.
Para ajudar os líderes e gestores em sua busca, apresentamos uma lista de características obrigatórias para plataformas de compras.
Essas são funções que auxiliam a empresa não só na aquisição em si, mas também em todas as etapas que vem antes e depois da mesma.
1. Gestão de orçamento
Um aspecto importante da gestão de compras é o acompanhamento do orçamento disponível, uma vez que os gastos têm um impacto direto no resultado final da organização.
A aplicação de fluxos de trabalho dinâmicos de aprovação pode ajudar empresas a aumentar a eficiência de seu processo de compras, resolvendo gargalos e definindo a autoridade necessária para fazer compras de vários tamanhos.
Uma solução com controles orçamentários e monitoramento automatizado de gastos pode tornar os problemas potenciais conhecidos pela equipe antes que eles afetem seu negócio.
2. Gestão de fornecedores
O gerenciamento de fornecedores é uma função central do processo de aquisição.
Por essa razão, é importante que a sua plataforma de compras ofereça ferramentas voltadas para a gestão de fornecedores.
Esta funcionalidade ajudará na identificação, gerenciamento e análise de fornecedores que abrangem vários departamentos e categorias dentro de um processo de compras.
As empresas podem medir o desempenho de um fornecedor com precisão em intervalos regulares.
Avaliações e medidas de desempenho oportunas protegem os interesses comerciais de ambas as partes.
3. Integração suaves
No mínimo, uma plataforma ideal de aquisição deve oferecer uma maneira de se conectar com outras ferramentas de terceiros como sistemas de contabilidade, nuvem financeira, e permitir ao pessoal de aquisição importar e exportar dados diretamente de planilhas ou outros sistemas.
Quando sua plataforma de compras se conecta perfeitamente com outros softwares de terceiros, é mais fácil eliminar a redundância de dados e os erros humanos.
Uma ferramenta flexível de gerenciamento de compras que sincroniza os dados sem problemas através da digitalização do histórico de dados, deduplicação e atualização sem intervenção é a necessidade do momento.
4. Relatórios de gastos
É importante que a sua plataforma de compras forneça os dados mais relevantes da maneira mais fácil possível.
Ela deve ser o melhor agregador de dados de compras, não apenas um criador de informações.
Não importa o propósito que sirva, a informação mais relevante e acessível é a mais valiosa, pois simplifica a tomada de decisões e aumenta a previsibilidade.
5. Customização
Uma organização pode obter mais valor de uma plataforma de compras se houver a possibilidade de modelar processos de aquisição únicos com ela.
O objetivo é usar a ferramenta para padronizar e reinventar processos de aquisição, em vez de tentar encaixar seus processos em uma ferramenta rígida.
Quando adquirir uma plataforma de compras?
Nem todas as plataformas são criadas igualmente, já que alguns sistemas são voltados para grandes corporações enquanto outros têm menos recursos e muitas vezes são mais adequados para pequenas empresas.
Garantir que você obtenha o certo para suas necessidades significa fazer algumas perguntas antes de começar a pesquisar qual adquirir.
Existem várias formas de descobrir qual plataforma de compras se encaixa melhor no contexto da empresa.
Reunir-se com os executivos para discutir os objetivos claros para o que sua empresa precisa, por exemplo, é uma das alternativas mais óbvias.
Da mesma forma, determinar sua cadeia de valor, seus principais negócios e processos de aquisição, também torna a escolha mais fácil.
Também é possível observar os sistemas da empresa, bancos de dados e aplicativos envolvidos para examinar questões de segurança, tais como hacking ou o potencial de corrupção de dados.
Você precisa de acesso remoto ao software? Um aplicativo móvel é uma característica importante?
Isto o ajudará a pesquisar as várias opções antes de implementá-la totalmente em sua empresa.
Conclusão
Escolher a plataforma correta de aquisição para seu negócio é um processo importante e às vezes demorado.
As considerações acima podem ajudar a orientar sua tomada de decisão nesse processo. Entretanto, mais importante que todo o resto, é ter em mente que essa plataforma deve servir aos propósitos da sua empresa e seus processos de compra.
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