Apertem os cintos de segurança! Já estamos em abril, e 2024 continua sendo um ano de desafios imprevistos e oportunidades empolgantes.

Em meio ao cenário de instabilidade geopolítica contínua e aumento dos custos de energia, uma coisa fica bem clara: otimizar os gastos e maximizar o valor não é mais apenas desejável, é essencial.

Aplicar Savings não significa apenas gastar menos ao comprar coisas. Trata-se de um conjunto de estratégias que trabalham juntas para gerenciar de forma inteligente as finanças da organização.

Desde a reformulação de contratos até o aprimoramento das operações e o aproveitamento máximo dos dados e da tecnologia, trata-se de um esforço abrangente, liderado principalmente pela organização de compras da empresa.

Aqui estão 4 das melhores estratégias a serem aplicadas em 2024 se você quiser maximizar suas economias!

Entendendo o que são Savings em Procurement

A economia em aquisições engloba tanto a economia substancial quanto a redução de custos. 

Ela envolve a prevenção de gastos desnecessários por meio da identificação e mitigação de riscos, renegociação de contratos ou implementação de soluções alternativas. Ambas as abordagens contribuem significativamente para a economia geral de custos e o desempenho financeiro.

Nesse contexto, o cálculo da economia em aquisições envolve uma abordagem sistemática adaptada às necessidades e aos objetivos específicos de cada organização. 

Vários métodos, como benchmarking de preços, descontos por volume e análise do custo total de propriedade, são empregados para quantificar a economia com precisão.

Além disso, os mecanismos de validação garantem a credibilidade e a confiabilidade das economias relatadas, aumentando a transparência e a responsabilidade.

Que fatores influenciam Savings em Procurement?

Vários fatores influenciam a magnitude e a realização da economia em aquisições.

Entre eles estão a maturidade da função de procurement na organização, o tamanho da empresa, a natureza dos produtos e serviços adquiridos e o nível de terceirização em relação às tarefas internas.

O gerenciamento eficaz do espectro de tarefas ou commodities, incluindo seguros e contratos, é essencial para maximizar a economia e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos.

Cost Savings versus Cost Avoidance

Quando se trata de manter o dinheiro no banco, há dois tipos de economia que as empresas praticam: a economia de custos (Savings) e a prevenção de custos (Avoidance). A economia de custos é a mais frequentemente mencionada pelos líderes, mas a prevenção de custos é igualmente importante.

A economia de custos significa reduzir os custos associados a um projeto, departamento ou local. Ela é obtida com a eliminação de desperdícios desnecessários e a simplificação de processos.

Economia de custos também pode incluir a troca de produtos ou serviços caros por alternativas mais baratas. As empresas usam a economia de custos para reduzir despesas, aumentar a eficiência e manter sua vantagem competitiva.

A prevenção de custos consiste em interromper os gastos antes que eles ocorram. As estratégias para evitar custos incluem a negociação de melhores acordos com fornecedores, a realização de manutenção para evitar futuros custos de substituição, a terceirização de tarefas ou processos e a descoberta de novas maneiras de simplificar as operações.

Maximizando Savings com aquisições: As melhores estratégias para este ano

Aqui estão as quatro melhores estratégias que os líderes e gerentes de compras usam para impactar positivamente os gastos: 

1. Revisar os termos do contrato atual

É uma prática aceitável questionar os termos de um contrato existente. Qualquer contrato não revisado por mais de três anos deve oferecer algumas oportunidades de economia.

É provável que alguns preços tenham se tornado não competitivos e que haja espaço para revisar as condições de pagamento. Iniciar discussões com seus fornecedores sobre possíveis mudanças na frequência de compras pode levar a descontos por volume.

Os ambientes econômicos mudam, os padrões de consumo dos consumidores mudam e a tecnologia avança. A pesquisa de mercado e o benchmarking oferecem uma oportunidade para discutir preços com seus fornecedores.

2. Investigar a terceirização

A terceirização é uma estratégia por meio da qual as atividades ou funções de aquisição não essenciais são transferidas para fornecedores externos especializados.

Ela é especialmente adequada para categorias de aquisição indireta, como gerenciamento de instalações, segurança, transporte e logística. 

3. Centralizar as compras

Em uma estrutura de aquisição descentralizada, as áreas de oportunidade de economia não são visíveis.

A chance de duplicação de compras e de gastos irregulares é alta, mesmo que a organização global de compras seja centralizada.

A centralização de Procurement permite uma estratégia de sourcing global unificada.

Entretanto, a implementação de uma ferramenta de análise de gastos em nível global pode oferecer muitos dos mesmos benefícios.

Um banco de dados de fornecedores racionalizado leva ao aumento da concorrência entre os fornecedores e à redução dos custos de fornecimento.

4. Analisar fornecedores não competitivos

O processo de benchmarking realizado durante a revisão dos contratos pode destacar outros fornecedores semelhantes em seu banco de dados que não são competitivos.

Esses fornecedores podem ser contatados para reduzir seus custos de acordo com o mercado ou, se isso não for possível, podem ser removidos, transferindo os gastos para fornecedores mais competitivos.

O gerenciamento ativo de fornecedores estratégicos e a consolidação do número total de fornecedores são essenciais para maximizar a economia em aquisições. Menos fornecedores para gerenciar resulta em um processo mais eficiente.

Conclusão

Quando se trata de Savings, não existe um modelo único para todos. Pode haver diferentes formatos de relatórios no mercado.

O segredo é manter suas opções abertas em relação a diferentes oportunidades de economia para sua empresa. O software escolhido também tem um papel crucial em seus esforços de economia de custos. Certifique-se de que ele possa ajudá-lo a monitorar seus gastos indiretos e até mesmo o gerenciamento de estoque.

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