Os KPIs de automação e compras eletrônicas são essenciais para medir o desempenho e o valor de seus processos de compras indiretas.

Um sistema de compras pode ajudá-lo a simplificar e otimizar suas atividades de compras, mas é preciso monitorar e gerenciar a mudança e a adoção dessas soluções pelas partes interessadas.

Neste artigo, discutiremos como definir e rastrear os KPIs de automação e compras eletrônicas e como superar os desafios e as barreiras comuns à mudança e à adoção.

Como KPIs se relacionam com Procurement?

Todo processo de negócios se beneficia da revisão e do refinamento.

Empresas de todos os portes usam métricas conhecidas como indicadores-chave de desempenho (KPIs) para definir padrões de desempenho (benchmarking) e monitorar processos ao longo do tempo.

Em seguida, analisam os resultados antes de refinar esses processos para obter maior eficiência, precisão, velocidade, etc.

Os KPIs são especialmente importantes no departamento de compras, pois afetam todas as áreas da empresa por meio dos gastos – e processos otimizados podem se traduzir em maior valor, economia de custos e desempenho competitivo.

Muitas métricas críticas de Procurement estão concentradas na otimização do Sourcing Estratégico, pois obter os melhores bens e serviços possíveis dos melhores fornecedores, com os melhores preços e termos, é crucial para o desempenho dos negócios.

Ao monitorar os KPIs corretos de Procurement, você pode obter insights sobre seus processos e fazer melhorias que fortalecerão a sua cadeia de suprimentos e os relacionamentos com os fornecedores – juntamente com o potencial de crescimento, lucratividade e tomada de decisões orientadas por insights da sua empresa.

Vale a pena monitorar KPIs?

O ditado “Se você não pode medir, não pode melhorar” continua mais verdadeiro do que nunca.

As melhorias no processo só podem ser feitas quando você pode medir os resultados. Os indicadores-chave de desempenho ajudam os gerentes de compras a tomar decisões de melhoria de processos baseadas em dados.

As métricas do departamento de compras e suprimentos permitem que os gerentes de compras monitorem, gerenciem e melhorem o desempenho do processo.

Os KPIs de compras podem ser criados em conjunto com as métricas do fornecedor para medir os elementos de desempenho do processo de compras.

Os KPIs de compras são elementos essenciais no kit de ferramentas de gerenciamento de desempenho.

Ao medir o desempenho de um processo de aquisição, as organizações podem encontrar respostas para outras perguntas importantes, como:

• O que precisa ser melhorado?
• Como estamos nos comparando com outras organizações?
• Estamos melhorando ou diminuindo?

Uma ótima maneira de melhorar a eficiência das aquisições é a automação.

Os sistemas de compras podem fornecer vários dados de KPI em um painel.

Os principais indicadores de desempenho para compras e suprimentos, indicadores de desempenho de fornecedores e KPIs de sourcing podem todos ser exibidos em um painel.

Quais as melhores KPIs para monitorar?

Aqui está uma lista de KPIs e métricas de aquisição que são usados para monitorar o desempenho da função de aquisição:

1) Número de fornecedores

A equipe de compras de uma empresa pode ter um único ou vários fornecedores para um determinado item. Em vez de depender de um único fornecedor, é melhor ter várias opções de fornecedores de bens e serviços.

Isso reduz a dependência de um único fornecedor.

Os KPIs de fornecedor mantém o controle do número de fornecedores com os quais a empresa lida.

Depender de poucos fornecedores selecionados e não diversificar o fornecimento cria um risco de dependência e de cancelamentos de última hora por parte de um fornecedor.

Ter um número excessivo de fornecedores também não é lucrativo, pois a possibilidade de descontos é reduzida.

Ao medir o desempenho do fornecedor, outras métricas, como a taxa de defeitos e a quantidade de descontos que eles oferecem, também devem ser consideradas.

2) Taxa de conformidade

Os KPIs de taxa de conformidade ajuda a avaliar a conformidade do fornecedor com os requisitos comerciais.

Toda a função de aquisição é construída sobre o acordo básico entre o fornecedor e a empresa (comprador).

Esse acordo abrange termos como prazo de entrega, ofertas de descontos exclusivos, tempo máximo de reação em caso de atrasos ou problemas, modo de pagamento, etc.

O KPI de taxa de conformidade fornece insights sobre os relacionamentos com os fornecedores e ajuda a economizar custos por meio de negociações com eles.

As métricas que contribuem para esse KPI são a proporção de faturas contestadas em relação ao total de faturas desse fornecedor e a diferença entre o preço pago e o preço cotado.

O envolvimento com fornecedores certificados melhora significativamente a métrica de conformidade, pois eles têm um melhor entendimento dos processos e das metodologias de trabalho.

3) Índice de compras de emergência

É normal que uma empresa tenha solicitações ad hoc, mas ter um grande número de compras não planejadas reflete mal na estratégia de aquisição.

O índice de compras de emergência é um KPI que esclarece os pedidos não planejados.

As compras de emergência geralmente são feitas quando a empresa prevê uma escassez de produtos ou serviços.

Essa métrica é um reflexo da eficácia da estratégia de procurement e um guia para o planejamento de estratégias futuras.

Os esforços para manter baixo o índice de compras de emergência ajudarão as empresas a evitar gargalos nos processos e escassez de produtos no portfólio de produtos.

4) Prevenção de custos de aquisição

O Cost Avoidance é muitas vezes chamado de KPI de “economia suave”, em oposição ao KPI de “economia difícil”, como a redução do custo de aquisição.

Ele não aparecerá diretamente na estratégia de gerenciamento de custos de forma quantificável, mas ainda pode criar um impacto positivo na economia de custos.

A alta gerência geralmente não presta atenção a essa métrica, pois ela não aparece na demonstração de resultados da organização.

A melhor maneira de usar essa métrica é desenvolver uma estratégia para mapear internamente a redução de custos e combiná-la com métricas de redução de custos de aquisição para evitar custos futuros estranhos.

Uma estratégia eficaz de prevenção de custos seria firmar contratos de longo prazo que protejam a empresa de futuras flutuações de preços.

Conclusão

Os principais indicadores de desempenho são ferramentas úteis para avaliar a eficiência dos processos de negócios.

Tarefas repetitivas e redundantes em um processo de negócios podem afetar negativamente a produtividade.

Um processo de negócios simplificado e otimizado se traduz em maior eficiência e desempenho dos negócios.

A automação dos principais fluxos de trabalho do processo de negócios é uma ótima maneira de melhorar a eficiência e a produtividade do processo.

Um software de procurement baseado em nuvem permite o rastreamento sem esforço de todos os KPIs de procurement em um painel centralizado.

Os dados de desempenho de todos esses processos são coletados, armazenados e analisados com o mínimo de intervenção humana.

A GoBuyer é uma poderosa plataforma de automação de fluxo de trabalho na nuvem que oferece vantagens significativas na simplificação da função de compras e na melhoria do desempenho.