Na superfície, pode parecer que escolher o fornecedor certo envolve simplesmente olhar para sua lista de preços.

Entretanto, o processo de prospecção de fornecedores é na verdade muito mais complexo e requer muito cuidado nas suas análises e escolhas.

A cadeia de fornecimento é uma parte crítica das operações comerciais e a sua fluidez é um dos maiores diferenciais que uma empresa pode possuir em termos de eficiência.

Essa fluidez é determinada especialmente pelos fornecedores envolvidos.

O que é prospecção de fornecedores?

A prospecção de fornecedores é como as empresas determinam com quais fornecedores se associam para fornecer os bens e serviços necessários.

O processo inclui encontrar fornecedores, garantir que eles sejam qualificados, avaliá-los e selecionar quais são os mais adequados para as necessidades do negócio.

Essa escolha depende de uma variedade de fatores, tais como qualidade, confiabilidade e custo-benefício.

Em termos mais simples, a prospecção de fornecedores é o processo pelo qual as empresas identificam, avaliam e contratam os mesmos.

Esse processo desempenha um papel crucial para o sucesso de qualquer organização.

O principal objetivo da prospecção de fornecedores é reduzir o risco de compra, maximizar o valor geral para o comprador e desenvolver a proximidade e as relações de longo prazo entre compradores e fornecedores.

Como começar a prospecção de fornecedores

Com a importância da seleção de fornecedores em mente, não deve ser surpresa que os gestores de compras levem muito a sério a busca, avaliação e contratação dos fornecedores.

O processo de seleção cria uma estrutura organizada para minimizar o risco do parceiro enquanto maximiza o valor fornecido ao negócio.

Pense nele como um funil.

Em teoria, no início do processo, todo fornecedor disponível é potencialmente uma opção.

Então, à medida que a marca aprende mais sobre cada alternativa e as qualifica, o grupo se restringe a uma pequena lista.

Em seguida, a empresa avalia os fornecedores da lista restrita em função das exigências e prioridades do projeto.

Finalmente, a empresa seleciona um fornecedor e o contrata.

1. Identificação

A primeira etapa do processo de seleção de fornecedores é a identificação de fornecedores potenciais.

Utilize este tempo para avaliar seus potenciais fornecedores com base em certos critérios, como por exemplo:

  • Reputação: O que os outros empresários estão dizendo sobre este fornecedor? É um fornecedor respeitável ou tem histórico de complicações em outros acordos?
  • Tipo de negócio: Dependendo do modelo de negócio, a marca pode precisar escolher um fornecedor atacadista, um fornecedor sob demanda, ou um fabricante de marcas privadas. Certifique-se de saber quais fornecedores são quais.
  • Segurança: Bons fornecedores oferecem seguro e proteção contra fraudes. Evite trabalhar com fornecedores que não protegem seu negócio.

Isto pode parecer óbvio, mas é mais difícil do que se possa pensar.

Por exemplo, se uma empresa precisa encontrar um novo fornecedor para materiais específicos, por onde começar? Seu primeiro instinto pode ser chegar até os grandes fornecedores.

Entretanto, para ter sucesso, as empresas devem não apenas se engajar com fornecedores conhecidos, mas constantemente procurar novas opções.

Afinal, para escolher o fornecedor perfeito, é preciso saber que eles existem e incluí-los em seu processo.

2. Análise da Capacidade Operacional

Uma das principais considerações na determinação da opção ideal será a capacidade física do fornecedor para atender às suas necessidades, conforme prometido.

Obviamente, um negócio não quer selecionar um fornecedor que possa ter dificuldade em atender o volume necessário devido a limitações de capacidade ou conflitos com a programação de outros trabalhos.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas:

  • Prazo de entrega ideal
  • Quantidade máxima e mínima de pedidos
  • Capacidades de transporte
  • Processos de garantia de qualidade
  • Termos e condições de pagamento
  • Política de retorno
  • Normas de comunicação

Ser capaz de comparar todos estes critérios através das referências de clientes que o fornecedor fornece.

3. Determinação da Capacidade Técnica

Outra capacidade chave importante a ser avaliada é a tecnologia e a capacidade técnica do fornecedor.

Certifique-se de que seu fornecedor potencial tenha todo o equipamento, ferramentas e talento necessários para atender às suas exigências.

É possível determinar isto através de registros históricos de desempenho e participação ativa em eventos da indústria.

Não se esqueça de considerar todas as licenças, seguros e certificações necessárias.

4. Análise Financeira

A análise financeira ajuda a avaliar os fatores de risco gerais da base de fornecimento e é frequentemente necessária para atender às exigências de conformidade de auditoria.

Os índices financeiros ajudam a selecionar e qualificar os fornecedores com base em sua força financeira, alavancagem e vantagem competitiva.

Para avaliar adequadamente, é crucial que eles sejam vistos com respeito ao desempenho histórico do fornecedor ou aos índices de empresas similares no setor.

É também uma boa ideia visualizar periodicamente as tendências financeiras.

Como as plataformas de compras auxiliam esse processo?

As plataformas de compra, como outras manifestações da transformação digital, eliminam a necessidade de realizar o processo de compra manualmente e centralizam todas as atividades relacionadas à compra em uma única plataforma.

Os principais componentes das soluções de compras eletrônicas incluem o seguinte:

  • Onboarding e gestão de fornecedores: Coleta de dados sobre vários fornecedores de maneira digital e otimizada, cobrindo desde onboarding até gestão de relacionamentos com seus fornecedores preferidos.
  • Pesquisa de mercado: Comparação das suas opções ao visualizar fornecedores através dos dashboards especialmente montados para o seu negócio.
  • Comunicações online: Solicitação de informações, obtenção de cotações e negociação de contratos com fornecedores
  • Transações online: Criação e processamento de pedidos eletrônicos e requisições de compra, assim como qualquer outro aspecto da realização de uma transação online
  • Análise das despesas: Centralização dos dados de gastos e análise para tomar decisões comerciais mais informadas no futuro

A automação destas tarefas significa menos oportunidades de erro humano e mais recursos sendo economizados para outros fluxos de trabalho. Significa também uma comunicação simplificada entre empresas, parceiros, partes interessadas e fornecedores.

A adoção de plataformas de compras permite que todo o processo de prospecção de fornecedores seja otimizado e automatizado.

Elas entregam uma forma eficiente e segura de entrar em contato com fornecedores imediatamente, assim como diversas ferramentas para negociação e sourcing em cada etapa do processo.

Conclusão

A gestão eficaz do sourcing começa com o estabelecimento dos critérios adequados para seleção inicial e com a garantia de que o fornecedor certo seja escolhido.

É por isso que uma empresa deve entender claramente os métodos disponíveis na prospecção de fornecedores e empregá-los profissionalmente.

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