A gestão de compras é uma parte vital das operações de qualquer empresa. Medir o desempenho nessa área é crucial para otimizar processos, garantir eficiência e impulsionar a lucratividade.

Neste artigo, vamos explorar as melhores Key Performance Indicators (KPIs) na gestão de compras, destacando como elas podem oferecer insights valiosos e melhorar o desempenho geral.

O que são KPIs?

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são medidas da eficácia de um departamento, processo ou estratégia de negócios. Eles são essenciais para medir os custos e a confiabilidade de uma estratégia de negócios, bem como o desempenho e os resultados. 

O “rastreamento” de um KPI refere-se ao monitoramento contínuo de suas alterações para fins de planejamento futuro.

As KPIs de aquisição medem continuamente o progresso de todos os aspectos relacionados à compra e à obtenção de bens e serviços necessários para a operação de uma empresa.

Ao longo dos anos, o Procurement evoluiu das funções transacionais (hoje associadas a compras) para abranger atividades estratégicas focadas na maximização e na criação de valor para uma empresa.

O sucesso dessas atividades afeta diretamente as relações com os fornecedores, a satisfação do cliente e a receita. 

O monitoramento dos KPIs de aquisição é uma parte essencial do acompanhamento da saúde geral de uma organização e dos esforços menores que contribuem para isso.

Quais são as categorias de KPI de Procurement?

Você sabia que seus KPIs de procurement estão divididos em quatro categorias?

Vamos discuti-las brevemente, individualmente, antes de mergulharmos na lista abrangente de KPIs que sua empresa precisa monitorar!

KPIs de economia de custos

Os KPIs de economia de custos medem a quantidade de dinheiro que seu departamento de compras economizou.

Sua equipe pode conseguir isso por meio de várias estratégias, como negociar melhores preços com seus fornecedores, encontrar fornecedores alternativos e até mesmo reduzir seus gastos irregulares.

KPIs de qualidade

Os KPIs de qualidade medem a qualidade dos bens e serviços que você adquire.

Isso inclui a qualidade dos produtos e a qualidade do desempenho do fornecedor. Os KPIs de qualidade são muito importantes porque têm um impacto significativo em seus resultados.

Por exemplo, produtos de baixa qualidade podem levar a mais devoluções de clientes e custos de garantia.

KPIs de entrega

Os KPIs de entrega medem a pontualidade e a confiabilidade das entregas para sua empresa. Isso é muito importante porque as entregas atrasadas podem interromper a produção e levar à perda de vendas em sua organização.

Sua empresa também pode usar os KPIs de entrega para identificar gargalos na cadeia de suprimentos e fazer melhorias.

KPIs de inventário

Os KPIs de inventário medem a eficiência de seu gerenciamento de inventário. Isso inclui o rastreamento dos níveis de estoque, a previsão da demanda e a otimização do atendimento de pedidos.

Os KPIs de inventário são importantes porque ajudam sua organização a reduzir custos e melhorar o atendimento ao cliente.

KPIs que toda equipe de compras deve monitorar

Com a evolução do procurement, o trabalho das equipes de procurement também evoluiu, especialmente nos últimos anos.

O procurement moderno e eficaz exige o rastreamento do processo de ponta a ponta para visualizar e controlar os custos, o fornecimento, a qualidade e os prazos de entrega associados aos bens e serviços adquiridos. 

Embora as empresas definam objetivos e monitorem os KPIs associados, dependendo dos setores que atendem, os departamentos de compras de muitos setores buscam os mesmos objetivos. 

Para ajudá-lo a atingir as suas, compilamos uma lista de KPIs de procurement essenciais:

1. Tempo Médio de Ciclo de Compra (TMC)

O TMC é uma métrica que avalia o tempo que leva para concluir um ciclo de compra, desde a identificação da necessidade até a entrega do produto ou serviço. Essa KPI é crucial para identificar gargalos no processo e melhorar a eficiência operacional.

2. Taxa de Precisão de Pedidos

Esta KPI mede a precisão dos pedidos feitos em comparação com as entregas reais. Uma alta taxa de precisão indica uma gestão de estoque eficiente e uma redução nos custos relacionados a devoluções ou falta de produtos.

3. Custo Total de Propriedade (TCO)

O TCO vai além do preço de compra e inclui todos os custos associados à aquisição de um produto ou serviço. 

O Total Cost of Ownership (Custo Total de Propriedade), ou TCO, é a estimativa de custo total abrangente de uma solução específica. Isto inclui o preço de compra e o custo de operação ao longo da vida útil do ativo.

Ele é importante para avaliar custos de sistemas e equipamentos que nem sempre se refletem em preços iniciais.

Seu TCO é um grande apoio ao retorno sobre o investimento (ROI) de sua empresa, pois o ROI ajuda a iluminar benefícios que podem também não ser prontamente aparentes, tais como maior produtividade dos funcionários ou maior satisfação do cliente.

4. Nível de Estoque

Essa KPI mede a quantidade de estoque disponível em relação à demanda. Manter um equilíbrio adequado evita excesso de estoque ou escassez, otimizando os custos e garantindo a satisfação do cliente.

5. Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF)

O IDF avalia o desempenho dos fornecedores com base em critérios como qualidade, pontualidade e atendimento ao cliente. Isso ajuda a identificar parceiros estratégicos e a melhorar as relações com fornecedores.

As empresas podem avaliar seus fornecedores com base em uma variedade de critérios, incluindo pontualidade na entrega, preço, qualidade e capacidade de resposta às solicitações.

Esses dados podem ser usados para tomar decisões informadas ao selecionar futuras fontes de suprimento e para garantir operações tranquilas.

Ao levar em conta o desempenho do fornecedor ao tomar futuras decisões de sourcing, as empresas podem se proteger de interrupções nos negócios que podem resultar de falhas do fornecedor ou de serviços de baixa qualidade.

6. Taxa de conformidade

A conformidade mede a frequência com que os funcionários seguem as políticas e os procedimentos de aquisição estabelecidos; avalia se os envolvidos nas compras o fazem levando em consideração o processo estabelecido.

Uma alta taxa de conformidade garante a precisão e a consistência das compras da sua empresa, o que pode melhorar os descontos gerais por volume, aumentar a concorrência entre os fornecedores para a concessão de contratos e reduzir os riscos associados a hábitos de compra inadequados.

7. Prevenção de custos

Essa métrica mede não apenas a economia de custos de aquisição, mas também a implementação e a execução de estratégias eficazes para atender às necessidades de aquisição.

Com o uso de estratégias para evitar custos, as empresas podem tomar decisões informadas sobre a cadeia de suprimentos que resultem em economia nas aquisições sem comprometer a qualidade ou o preço.

8. Índice de rotatividade de estoque

Essa métrica mostra a frequência com que uma empresa vendeu e substituiu o estoque em um determinado período.

Ela ajuda as empresas a medir a eficácia do gerenciamento de estoque e a tomar melhores decisões sobre preços, fabricação e compras.

Um índice de rotatividade de estoque baixo pode indicar vendas fracas ou excesso de estoque, enquanto um índice mais alto indica vendas fortes, mas também pode significar um estoque inadequado.

9. Vencimento do inventário

Um relatório de envelhecimento do estoque fornece métricas importantes sobre a rapidez com que o estoque é movimentado.

Ele contém uma lista de todos os itens disponíveis que são agrupados com base no tempo gasto no estoque.

Esse KPI é usado para determinar qual inventário é de baixa movimentação ou obsoleto e os custos associados ao armazenamento e à manutenção desses itens.

Uma boa idade de estoque geralmente é de 60 a 90 dias a partir da data de recebimento. O estoque com mais de 180 dias geralmente é considerado estoque morto e deve ser priorizado antes do pedido de novos produtos.

Maximizando o Desempenho com KPIs Eficientes

Integrar essas KPIs à gestão de compras não apenas oferece uma visão abrangente do desempenho, mas também permite que as empresas identifiquem áreas de melhoria contínua.

Ao adaptar e otimizar estratégias com base nessas métricas, as organizações podem alcançar eficiência, reduzir custos e estabelecer uma vantagem competitiva significativa no mercado.

Os indicadores-chave de desempenho são ferramentas valiosas quando se trata de medir o desempenho da sua equipe de compras e identificar áreas em que é possível economizar.

Ainda assim, sem a tecnologia adequada, pode ser bastante desafiador acompanhar essas métricas, coletar dados e promover melhorias.

A GoBuyer é uma plataforma de compras que oferece dashboards especialmente planejados para apresentar aos usuários todos os dados importantes no processo de aquisição.

Para saber mais sobre os nossos serviços é só clicar aqui.