A gestão de compras é a abordagem estratégica para gerenciar e otimizar os gastos organizacionais.
Hoje, o processo de aquisições é reconhecido como tendo um impacto esmagador sobre o resultado final da organização.
Ele tem um impacto direto sobre as duas forças que impulsionam o resultado final: vendas e custos.
As compras estão se tornando uma competência central da empresa, encontrando e desenvolvendo fornecedores e trazendo consigo expertise que é altamente valorizada pela organização.
Para evitar a perda de dinheiro, esforço e controle, as organizações precisam integrar todas as funções de compras, controlar gastos, rastrear aquisições e criar um ambiente que permita o crescimento.
Isso requer um monitoramento eficiente de cada etapa de compra, desde o sourcing até a venda para os clientes.
No processo de gerir uma empresa, não importa o seu tamanho, há uma gama de diferentes tipos de aquisição envolvidas. É por esse motivo que a área de aquisição pode envolver várias equipes em um negócio. As práticas de compra em um negócio tipicamente se enquadram nestas categorias:
No processo de compra e aquisição, é muito comum que times ou pessoas distintos sejam responsáveis por lidar com diferentes necessidades aquisitivas de um negócio.
Justamente por esse fator, torna-se inevitável tomar ações para organizar cada uma das funções envolvidas, para otimizar os processos e aumentar a qualidade da produção.
Nesse contexto, a gestão de compras eficiente é o principal diferencial de um negócio.
Para empresas de qualquer indústria, práticas inteligentes de compras são essenciais para garantir operações eficientes e um ótimo resultado final.
A gestão de compras é o processo de obtenção de bens ou serviços para uma empresa através dos atos de compra, aluguel ou contratação com um recurso externo para completar um projeto.
Este processo envolve uma variedade de atividades de aquisição, que podem incluir a identificação das necessidades de um projeto, opções potenciais de aquisição, apresentação de um pedido de propostas, se necessário, e administração de compras de volta para a equipe.
Isto pode incluir tudo desde material de escritório, móveis e instalações até equipamentos pesados, serviços de consultoria, testes e treinamento.
A gestão adequada de todas as atividades de compras não apenas mantém as operações comerciais funcionando sem problemas, mas também economiza dinheiro, tempo e recursos.
Dessa forma, a gestão de compras garante que todos os itens e serviços sejam adquiridos adequadamente para que os projetos e processos possam prosseguir com eficiência e sucesso.
A gestão de compras é uma função que analisa todo o ciclo de fornecimento dentro de uma organização com o objetivo de otimizar.
Às vezes ela se foca em etapas específicas ou não tem tanta liberdade de adaptação, mas os objetivos permanecem os mesmos: gerenciar as relações com fornecedores, minimizar os custos e reduzir os riscos dentro do ciclo.
Manter boas relações com seus fornecedores e permanecer organizado durante cada etapa do processo de aquisição, por exemplo, são ambos cruciais para garantir o sucesso de todas as operações comerciais.
Essas duas ações permitem que você atinja seus objetivos específicos enquanto atende facilmente a todas as expectativas das partes interessadas.
Ao estabelecer processos de aquisição inteligentes, as empresas podem evitar tempos de inatividade dispendiosos enquanto aumentam seus resultados finais.
Planejar e racionalizar o processo de aquisição é algo decisivo para apoiar a estratégia geral da empresa; a gestão de compras fornece uma base sobre a qual assenta a funcionalidade do negócio como um todo.
Da mesma forma, ela proporciona visibilidade para todas as partes interessadas dentro da cadeia, para que possam planejar de acordo quando se trata da tomada de decisões.
A aquisição é um processo comercial no sentido mais completo do termo. Ela desempenha um papel fundamental na estratégia comercial, envolve uma série de fluxos de trabalho e requer a contribuição ou ação de vários departamentos.
Ao digitalizar e automatizar os fluxos de trabalho através de sistemas de compra, uma empresa aumenta a produtividade, elimina o trabalho repetitivo e minimiza os erros humanos.
É mais fácil para os solicitantes enviar ordens de compra, para a equipe financeira acompanhá-las e para os gestores acompanharem o orçamento e relatarem os resultados.
Vamos mergulhar em alguns dos benefícios de utilizar uma solução de gerenciamento de compras:
A automação elimina o trabalho repetitivo e diminui a probabilidade de erros humanos em tarefas críticas, como a criação de um pedido de compra ou análise do orçamento em determinadas compras.
Ao aproveitar formulários personalizáveis e compartilháveis, portais de autoatendimento e requisições de compra eficientes, a gestão de pedidos será mais confortável e prática, além de segura do começo ao fim
Desta forma, sua equipe tem visibilidade total das solicitações, recebe todas as solicitações em um único lugar e não terá que acompanhar cada solicitação manualmente.
Ao automatizar o processo de aprovação, os gerentes podem criar fluxos de trabalho de ponta a ponta em todo o ecossistema de compras.
Podem ser definidas regras para definir canais de aprovação, estabelecendo uma base para análise de preços e para notificações automáticas aos aprovadores-chave, dentre muitas outras funções.
Uma vez identificada uma necessidade e encomendados bens ou serviços, haverá um fluxo de trabalho para confirmar e documentar o recebimento dos mesmos.
Quando as equipes de compras registram todos os processos em um único local, os gastos podem ser monitorados em tempo real.
Muitas soluções têm a capacidade de integrar e extrair dados de software de contabilidade existentes, sistemas ERP e ferramentas de gerenciamento de inventário, para que as equipes possam rapidamente analisar e relatar seus resultados.
A digitalização da gestão de compra também pode ajudar os gerentes a melhor rastrear e identificar problemas com os processos existentes, para assim oferecer soluções que obtenham maior eficiência.
Ao estruturar seus fluxos de trabalho com uma ferramenta que permite uma visão total de cada passo do processo, gestores podem facilmente extrair dados valiosos.
Da mesma forma, plataformas de compras também entregam relatórios prontos acerca de todos os dados extraídos, muitas vezes com dashboards únicos para cada etapa.
Juntando esses dois fatores, empresas conseguem maior segurança nas suas decisões de otimização.
A gestão de compras é uma função essencial para todos os processos de um negócio.
Isto porque ela regula os processos de compra e aquisição, que por sua vez suportam todas as outras áreas da empresa;
Dessa forma, tomar ações para garantir que a sua gestão funcione da maneira mais fluida e eficiente possível é sempre vantajoso.
A automação da função de compras traz uma série de benefícios para qualquer organização.
Mais atividades podem ser monitoradas e a equipe de compras tem muito mais visibilidade sobre todas as suas funções, o que lhe permite mitigar melhor os riscos e maximizar a eficiência e os recursos.
Se você tem interesse em saber mais sobre como as plataformas de compra podem ajudar seus processos, é só entrar aqui!
Uma cadeia logística é definida como todo o processo de fabricação e venda de bens comerciais, incluindo todas as etapas, desde o fornecimento de materiais e a fabricação das mercadorias até sua distribuição e venda.
Acertar na cadeia de fornecimento é um fator decisivo para as empresas – especialmente no mundo moderno, onde os consumidores esperam receber as mercadorias mais rapidamente do que nunca.
Nesse contexto, a indústria de logística pode passar a sensação de ser uma sopa de letrinhas com seus termos.
Especialmente quando se trata de diferentes especialidades, por exemplo, a terminologia logística é altamente específica e pode ser um pouco confusa para se manter a par.
Dessa forma, trazemos aqui esse glossário dos 10 principais termos do mercado.
Com ele, qualquer profissional de logística estará totalmente equipado para tomar decisões que apoiem seus clientes e o resultado final de sua empresa.
Uma cadeia logística se caracteriza como um sistema de produção e entrega de um produto ou serviço.
Isso vai desde o estágio inicial de fornecimento das matérias-primas até a entrega do produto ou serviço aos usuários finais.
A cadeia de fornecimento estabelece todos os aspectos do processo de produção, incluindo as atividades envolvidas em cada estágio, informações que estão sendo comunicadas, recursos naturais que são transformados em materiais úteis, recursos humanos e outros componentes que vão para o produto ou serviço final.
Mapear sua cadeia de fornecimento é um dos passos críticos para realizar uma análise externa em qualquer planejamento estratégico.
A importância de traçar claramente a cadeia logística é que ela ajuda uma empresa a definir seu próprio mercado e decidir onde ela quer estar no futuro.
Cadeias logísticas referem-se a todas as pessoas, atividades e recursos envolvidos na transformação de bens e serviços a partir de matérias-primas em produtos finais.
Uma cadeia de fornecimento consiste em vários processos, tais como a fabricação a partir de recursos naturais, transferência e armazenamento de commodities e entrega do produto final aos clientes.
Em Logísticas, assim como em muitos outros mercados, os termos usados carregam muita importância no cenário.
Eles são usados para diversos motivos, seja para facilitar a comunicação ou com siglas para significar termos específicos.
Cada indústria tem seu próprio conjunto de termos que são exclusivos para o espaço.
Para uma pessoa de fora, eles podem parecer uma língua estrangeira.
A logística não é uma exceção. Há centenas de termos logísticos que compõem o idioma da indústria.
Aqui está nosso glossário de termos logísticos indispensáveis de conhecer.
O armazém, ou warehouse, é um espaço usado para depósito e armazenamento.
Desde matérias-primas até produtos finalizados, todos eles passam pelo armazém em algum momento durante a cadeia logística enquanto aguardam a próxima etapa da mesma.
Essa é a sigla utilizada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres. Trata-se do órgão federal responsável pela regulação de todos os transportes de natureza rodoviária e ferroviária.
É indispensável que motoristas façam seu registro no órgão para que possam rodar com segurança nas estradas do país.
Os Centros de Distribuição são o local em que as mercadorias se encontram antes de serem enviadas para os Pontos de Venda (PDV).
É um local físico de despacho, que tem como objetivo receber os produtos de forma centralizada.
Nesses centros são realizadas checagens rotineiras, tais como armazenagem, expedição e muito mais, para garantir que nenhum produto danificado ou outros problemas aconteçam nessa etapa final.
A análise ABC é uma técnica de gestão de estoque que determina o valor dos itens com base em sua importância para o negócio.
O ABC classifica os itens sob determinados fatores e os administradores de estoque agrupam os itens em classes com base nesses critérios.
Isto ajuda os líderes a entender quais produtos ou serviços são mais críticos para o sucesso financeiro de sua organização.
O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma versão física do CTe (Conhecimento de Transporte).
O CTe, por sua vez, é um comprovante da prestação de serviço de entrega. Por ser sua versão física, o DACTE facilita o controle de mercadorias e é o documento solicitado em postos de fiscalização.
Esta é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Trata-se de um sistema de negócios capaz de integrar os dados de diversas áreas de uma empresa, tais como Vendas, Logísticas e Contabilidade, por exemplo, para auxiliar gestores a monitorarem seus negócios de maneira eficiente e segura.
A NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento emitido e armazenado online que substitui a sua forma física.
Ela é também, dessa forma, um documento fiscal que serve como orientador para a arrecadação ISS (Imposto Sobre Serviços) e é muito utilizada por Microempreendedores Individuais (MEI)
PEPS, ou FIFO em inglês, é uma sigla usada para denominar o método de estoque conhecido como Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair.
Essa técnica dita que o custo/preço de venda de um produto varia de acordo com o custo do estoque primeiramente adquirido. Dessa forma, a ordem de saída dos produtos é realizada de forma com base na ordem cronológica de sua chegada.
Strategic Sourcing é uma metodologia que busca identificar o perfil de gastos de uma organização e sua base de fornecedores, mapeando o que os mesmos oferecem para garantir que estejam alinhados com os requisitos da empresa.
Ela conecta dados acerca dos já citados fornecedores, analisa gastos e o cenário do mercado para aumentar a rentabilidade e manter uma relação amigável entre ambas as partes durante toda a cadeia logística.
Esta é uma lógica de estocagem que busca agrupar os itens no armazém ou centro de distribuição de acordo com a família de produtos.
Os critérios utilizados variam, mas podem ser, por exemplo, área de estocagem, tamanho ou velocidade.
A informação é fundamental quando se está apoiando clientes e tomando decisões comerciais importantes.
Nós da GoBuyer, esperamos que este guia de termos logísticos possa ajudá-lo a se sentir preparado para fazer seu melhor trabalho.
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Strategic Sourcing refere-se ao processo de identificação do perfil de gastos de uma organização e sua base de fornecedores para garantir que seus requisitos comerciais estejam alinhados com os mesmos.
À medida que empresas continuam a aproveitar o poder da globalização para melhorar o desempenho, o papel de adquirir bens e serviços de fornecedores de forma eficiente tornou-se inevitável.
Questões como volatilidade econômica e política, ruptura tecnológica, etc., tornaram o mercado uma concorrência feroz.
Portanto, é importante que as organizações adotem habilidades e processos eficazes de Strategic Sourcing para maximizar seu desempenho e eficiência comercial a fim de obter uma vantagem competitiva sobre seus pares.
O que é Strategic Sourcing?
Strategic Sourcing envolve o desenvolvimento de uma avaliação e reavaliação proativa, holística e contínua das atividades de sourcing em uma organização.
Ele visa atingir o menor Custo Total de Propriedade (TCO), juntamente com um risco mínimo na cadeia de fornecimento.
Assim, reflete o relacionamento da organização com seus parceiros de sourcing como um loop em vez de um processo unidirecional.
Dessa forma, um perfil profundo dos fornecedores e suas principais capacidades é desenvolvido e alinhado periodicamente com as exigências da organização.
Strategic Sourcing vê os fornecedores como parceiros de valor crucial e visa a construção de relações sustentadas e colaborativas.
O laço cliente-fornecedor é avaliado em cada etapa de seu ciclo de vida a fim de assegurar que as necessidades das organizações sejam contínua e eficientemente atendidas.
Para atingir este objetivo, o Strategic Sourcing alavanca a análise de gastos, avaliação de fornecedores, gerenciamento de relacionamento com fornecedores e pesquisa de mercado detalhada.
Agora que o conceito de Strategic Sourcing é mais claro, é importante entender seus benefícios e por que faz sentido que mais organizações o adotem.
As vantagens que podem ser citadas são diversas, mas aqui daremos especial atenção para 4 delas:
Os benefícios mais óbvios que as empresas experimentam com Strategic Sourcing está na área de economia de custos.
Ter uma estratégia de sourcing formalmente adotada e bem definida pode economizar dinheiro das organizações de diversas maneiras.
Primeiro, você pode identificar fornecedores selecionados que oferecem o melhor valor.
Além disso, é possível negociar preços unitários mais baixos contra compras de alto volume.
E finalmente, a aquisição é realizada separada de fatores externos, como as condições de mercado, o que maximiza os lucros e lhe oferece uma vantagem competitiva.
O Strategic Sourcing ajuda uma organização a construir relacionamentos de longo prazo com seus fornecedores.
Ao reforçar o foco nas capacidades essenciais dos fornecedores e assegurar os parceiros certos para o objetivo, ele ajuda a criar uma sinergia entre os dois lados.
Fazer a seleção correta do fornecedor desempenha um papel fundamental na criação de sinergia entre fabricantes e fornecedores – e é aqui que o sourcing tem um papel importante.
Ao compreender plenamente os objetivos de sourcing e concentrar-se nas capacidades essenciais do fornecedor, os fabricantes podem selecionar parceiros de alto valor com maior grau de certeza de que uma relação de longo prazo e colaborativa se desenvolverá.
O Strategic Sourcing não é uma atividade pontual. Ela exige uma avaliação e reavaliação contínua dos seus processos.
Como resultado, é um ciclo sustentado de melhoria, onde os gestores ou executivos podem identificar áreas de melhoria e construir a partir delas.
Além disso, permite que as partes interessadas tomem decisões informadas para itens como o desenvolvimento futuro do modelo de negócios, capitalizando as oportunidades de mercado e mantendo-se competitivas.
Embora um único processo possa não corresponder às especificações e exigências de cada organização, podemos delinear uma estrutura básica que possa orientar o processo de Strategic Sourcing:
Para iniciar o processo, identifique as áreas de gastos existentes em todas as áreas da organização e classifique-as com base no quão crítica/não crítica ela é.
A categorização ajuda a priorizar as atividades de sourcing para cada área de gastos.
Se necessário, outros critérios de categorização que melhor se adaptem aos requisitos do negócio também podem ser desenvolvidos (por exemplo: gastos domésticos/internacionais, gastos diretos/indiretos).
Nesses casos, é importante fazer uma análise de risco das categorias de gastos escolhidas para ajudar a priorizar e desenvolver estratégias.
O segundo passo inclui a construção de uma estratégia sobre como cada área de gastos categorizada será abordada.
Isto envolve identificar os requisitos das unidades de e definir metas, objetivos e cronogramas correspondentes para cumpri-los.
Isto também requer a construção de um fluxo de comunicação para que todas as partes relevantes aos respectivos projetos de sourcing tenham clara visibilidade das próximas atualizações.
O terceiro passo é executar uma análise profunda dos fornecedores atuais e futuros para compreender e avaliar os perfis relevantes.
Isto inclui analisar a receita ou participação de mercado dos parceiros para entender sua posição no mercado e desempenho industrial, juntamente com os riscos e oportunidades que envolvem o mercado de fornecedores.
Uma vez concluída a pesquisa de mercado, a quarta etapa é fazer uma busca detalhada acerca dos fornecedores mais promissores.
É importante ter em mente os requisitos exatos da organização, assim como os objetivos finais e as expectativas de desempenho, para que se tenha uma compreensão clara do que a organização precisa.
As informações apresentadas fornecerão dados detalhados – a estrutura de preços, disposições de entrega e garantia, especificações de produtos/serviços, etc.
Após a coleta dos dados enviados e a identificação dos critérios de seleção, é hora de escolher os fornecedores que possam oferecer o mais alto nível de economia de custos juntamente com qualidade de entrega.
O processo de Strategic Sourcing não termina com a escolha de um fornecedor.
O quinto passo é medir efetivamente o desempenho dos selecionados em relação aos requisitos e objetivos da organização.
É importante envolver-se no acompanhamento periódico do desempenho e identificar áreas para melhoria.
Isto pode ajudar significativamente organizações a entenderem os riscos do fornecedor e projetar estratégias para mitigar todas as possíveis rupturas na cadeia de fornecimento.
O sexto passo é aplicação da Gestão de Relacionamento com Fornecedores no processo de Strategic Sourcing, que faz do relacionamento entre a organização e os fornecedores um loop ao invés de um processo unidirecional.
Ela aumenta o nível de colaboração entre uma organização e seus fornecedores ao transformar uma mera relação cliente-comprador em parceiros de valor estratégico.
Ambas as partes participam na construção de propostas e estratégias inovadoras que otimizam as necessidades de sourcing da organização.
As relações que surgem de tal colaboração sinergética são de longo prazo e podem ser alavancadas para melhorar ainda mais o desempenho do fornecedor.
Mais do que ser o passo final no Strategic Sourcing, a GRF liga fornecedores e organizações de uma maneira que tanto os requisitos atuais quanto os futuros são atendidos da maneira mais eficiente e maximizadora de valor.
As organizações estão adotando Strategic Sourcing para estabelecer uma abordagem holística.
O objetivo é gerenciar suas necessidades de sourcing e construir uma abordagem mais pró-ativa para as várias interrupções na cadeia de fornecimento.
Ao alinhar os objetivos e requisitos comerciais aos fornecedores certos com as capacidades certas, as empresas maximizam seu desempenho e ganham uma vantagem competitiva sobre seus pares.
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