Procurement refere-se ao processo de aquisição de bens e serviços de que uma empresa precisa para atingir seus objetivos.

Todas as empresas precisam adquirir bens ou serviços – desde matérias-primas até material de escritório – em uma escala relativamente grande para garantir que seus negócios funcionem sem sobressaltos.

O processo de aquisição envolve a procura, requisição e compra de bens e serviços.

Um processo de aquisição eficaz é aquele que garante que o comprador receba bens e serviços ao melhor preço possível ao mesmo tempo em que considera aspectos importantes como qualidade, quantidade, tempo de entrega e localização.

O processo de procurement variará dependendo do que a empresa precisa para comprar.

Para alguns itens, a requisição pode ser tão fácil quanto um telefonema ou um clique.

Para outros, ela pode ser complexa e exigir várias cotações, licitações competitivas e negociações com os fornecedores.

O que são as compras spot?

A compra à vista é frequentemente pensada como um 180 de sourcing estratégico.

Enquanto a aquisição estratégica envolve compromissos de aquisição a longo prazo, as compras spot ocorrem quando há uma exigência imediata e uma compra deve ser feita, literalmente, “à vista”.

Essas compras são geralmente não planejadas, compostas de pequenos pedidos, e muitas vezes pagas imediatamente.

Embora as organizações normalmente planejem suas compras com antecedência, há uma série de casos em que compras spot se tornam necessárias.

Isto pode ocorrer no caso de uma emergência, mas mais frequentemente, a compra à vista ocorre em casos em que a compra é única ou pontual.

Este também é o caso quando a transação não é complexa ou é para um item de baixo custo.

Quais as vantagens de usar plataformas de compras para compras spot?

A aquisição à vista não é intrinsecamente prejudicial – há inúmeros casos em que ela é um meio eficiente de aquisição.

Compras spot podem ser necessárias quando os usuários finais de sua empresa precisam de algo de forma rápida e eficiente.

Para a maioria das organizações, algum nível de aquisição à vista é inevitável, e restringi-la completamente é contraproducente.

Entretanto, é importante administrar a aquisição à vista para garantir que ela permaneça em conformidade com as boas práticas gerais de aquisição e não se torne uma compra desavisada.

1. Você pode construir uma estratégia baseada em dados

Na aquisição, há uma enorme quantidade de dados para gerenciar que muitas vezes está fragmentada entre diferentes equipes e arquivos.

Portanto, é extremamente difícil obter as informações corretas sobre sua estratégia.

É essencial unificar seus dados em uma plataforma assegura que você possa obter uma visão completa de seus processos de compras globais e possa analisar seus resultados para melhorar continuamente sua estratégia.

Entretanto, com muita frequência esquecemos de incluir dados pontuais em nossa análise.

E se você não incluir seus dados de compra spot, é difícil obter uma imagem confiável.

Quando uma marca realiza compras spot em uma plataforma, o software armazena tudo automaticamente – assim você nunca perde nenhum dado e obtém uma imagem cristalina em todas as suas atividades de expedição.

2. Redução de desperdício em compras spot desnecessárias

Os contratos complexos que uma marca precisa com diferentes transportadoras para todas as suas rotas e faixas de rodagem dificultam que sua equipe encontre informações precisas sobre as tarifas atuais.

Isto significa que sua equipe pode nem mesmo estar ciente de que aprovou tarifas e acaba pagando um valor extra por uma vaga.

A integração de todos os seus processos na mesma plataforma garante que isto nunca mais ocorra.

Ao preparar uma remessa, o gestor pode pesquisar em segundos para descobrir se já tem tarifas em vigor para essa rota.

3. Você pode comprar à vista mais rápido

As compras spot devem ser rápidas. Se você estiver movendo mercadorias urgentes, o frete à vista geralmente é a maneira de fazer isso.

Sua equipe não tem tempo de arrasto manual através das tarifas atuais, escavar os dados sobre qual fornecedor é o mais confiável e solicitar manualmente a cada transportadora.

Usar uma plataforma digital significa que sua equipe pode criar solicitações pontuais em apenas alguns cliques e depois gerenciar tudo a partir da mesma plataforma que já estão usando para o contrato.

Todas as informações de sua operadora, tanto de contrato histórico como de compras spot, são armazenadas com segurança na nuvem, para que sua equipe possa comparar cotações e avaliar num relance qual a melhor opção.

Compras spot vs. Aquisições contratuais

Dentro de uma organização, há normalmente dois tipos de compras: compras à vista e compras sob contrato. 

As empresas frequentemente reconhecem as compras à vista por seu curto prazo de validade.

Seus preços também podem mudar drasticamente dependendo das condições do mercado.

Como o preço irá flutuar, comprar usando apenas esta estratégia não é lucrativo a longo prazo.  

Em comparação, as cotações contratuais são frequentemente acordos de longo prazo que empresas fazem para se proteger contra o aumento dos preços.

Estes acordos são frequentemente feitos com uma análise de longo prazo da demanda e podem ser especialmente vantajosos quando são necessários vários embarques para atender a um único pedido. 

Por estas razões, as empresas devem aprender a encontrar o melhor equilíbrio entre as compras à vista e os gastos com contrato.

A medida que um negócio cresce e novos fornecedores são necessários, as compras à vista tendem a ser vantajosas, pois permitem que um comprador se envolva com um novo fornecedor e compreenda os custos e procedimentos com os quais ele opera.

Em contraste, as cotações contratuais são difíceis de arranjar para novas linhas de negócios, uma vez que elas requerem mais tempo para se estabelecer e um processo estável e de longo prazo.

Portanto, sua equipe pode usar uma combinação de ambos em períodos de crescimento.

Sobre a GoBuyer

GoBuyer ajuda sua organização a criar um mecanismo para gerenciar as compras spot de maneira eficiente e fácil, mas que também lhe proporciona controle e visibilidade sobre quando e como elas acontecem.

As ferramentas de procurement da GoBuyer ajudam nossos compradores a criar facilmente uma requisição imediata para qualquer item que precisem e obter ofertas competitivas de múltiplos fornecedores.

Este processo é simples e intuitivo e ajuda a manter a documentação, a conformidade e uma clara trilha de auditoria sem exigir nenhum esforço adicional do comprador.

Com a GoBuyer você pode garantir que mesmo a menor transação segue um processo documentado e estruturado que lhe permite obter o preço mais competitivo para o que quer que seja que você esteja comprando.