Quer otimizar seus processos de compra e garantir respostas mais assertivas dos fornecedores? Aprenda neste guia como criar uma RFQ eficiente e reduzir desperdícios, prazos e custos operacionais.
O que você vai ver neste post:
- O que é uma RFQ e por que ela importa
- As etapas fundamentais para elaborar uma boa RFQ
- Erros comuns ao criar uma RFQ e como evitá-los
- Modelo ideal de RFQ: o que incluir
- Ferramentas e plataformas para automatizar RFQs
- Backlinks estratégicos para se aprofundar
O que é uma RFQ e por que ela importa
A Request for Quotation (RFQ) — ou Solicitação de Cotação — é um documento formal utilizado pelas empresas para solicitar propostas comerciais de fornecedores, com o objetivo de obter o melhor custo-benefício para a compra de bens ou serviços específicos.
No universo do procurement digital e estratégico, a RFQ deixou de ser apenas um formulário de orçamento. Ela se tornou uma ferramenta tática para:
- Padronizar o processo de coleta de preços;
- Aumentar a competitividade entre fornecedores;
- Melhorar a rastreabilidade e transparência;
- Impulsionar a tomada de decisão baseada em dados.
“Uma RFQ bem estruturada é a diferença entre decisões ágeis e compras baseadas em achismos.”
Além disso, quando integrada a plataformas digitais como as da GoBuyer, ela promove maior eficiência operacional, governança e controle de riscos.
As etapas fundamentais para elaborar uma boa RFQ
Criar uma RFQ eficiente exige muito mais do que descrever um produto e pedir preço. O processo envolve atenção aos detalhes e clareza na comunicação. Veja as principais etapas:
1. Definição da necessidade
Antes de emitir a RFQ, o requisitante precisa descrever com exatidão o que será adquirido. Isso inclui:
- Quantidade;
- Especificações técnicas;
- Prazos esperados;
- Critérios mínimos de qualidade;
- Possíveis condições logísticas e de entrega.
Confira também: O que é uma Requisição de Compras e como aplicá-la corretamente
2. Estruturação do documento
O corpo da RFQ deve conter:
| Elemento | Descrição |
|---|---|
| Identificação da empresa | Nome, CNPJ e dados de contato |
| Objeto da cotação | Descrição do item/serviço, quantidade, unidade e prazo |
| Requisitos técnicos mínimos | Normas, padrões, homologações exigidas |
| Prazo de envio da proposta | Data limite para o retorno do fornecedor |
| Forma de envio | Canal de retorno: e-mail, sistema, plataforma de compras |
| Critérios de avaliação | Menor preço, melhor proposta técnica, prazo de entrega etc. |
3. Seleção e convite aos fornecedores
Selecione fornecedores qualificados e mantenha sua Vendor List atualizada. Para empresas que atuam em ambientes regulados, essa etapa é crítica.
Dica: Use ferramentas como o mapa de empresas da GoBuyer para facilitar essa busca.
Erros comuns ao criar uma RFQ e como evitá-los
Evitar falhas estruturais no momento da criação da RFQ pode acelerar o processo de compra e evitar retrabalhos. Abaixo, uma lista com os deslizes mais comuns:
- Especificações vagas ou ambíguas;
- Prazos apertados sem alinhamento prévio;
- Falta de critérios de avaliação claros;
- Envio para fornecedores desatualizados ou mal avaliados;
- Não incluir cláusulas de SLA e garantia mínima.
Um erro em uma RFQ pode custar muito mais do que um simples atraso: pode comprometer toda a cadeia de suprimentos. Saiba mais em Mitigação de riscos em compras.
Modelo ideal de RFQ: o que incluir
A seguir, um exemplo adaptado de estrutura de uma RFQ eficiente:
Exemplo de estrutura
- Assunto: Solicitação de Cotação – Compra de Equipamentos de Informática
- Prazo para retorno: 10/07/2025
- Descrição: 20 Notebooks Dell i7, 16GB RAM, SSD 512GB
- Entrega: Belo Horizonte – até 10 dias após aprovação
- Critério de escolha: Melhor custo-benefício + garantia mínima de 12 meses
- Envio da proposta: [email protected] ou via plataforma GoBuyer
- Anexos: Especificação técnica detalhada + política de compras
Para agilizar o processo, integre esta estrutura ao seu sistema ERP ou a uma plataforma de compras online.
Ferramentas e plataformas para automatizar RFQs
Empresas que ainda operam com RFQs manuais — por e-mail ou planilhas — enfrentam riscos altos de retrabalho, inconsistências e falhas de rastreabilidade. A adoção de plataformas digitais oferece benefícios como:
- Templates padronizados de RFQ;
- Envio simultâneo para múltiplos fornecedores;
- Comparativo automático de propostas;
- Registro seguro de todo o histórico de negociações.
🔗 Leia também:
- Como transformar o processo de cotação com sistemas digitais
- Automação no Procurement: atualizando processos
Backlinks estratégicos para se aprofundar
Aprofunde seu conhecimento com temas relacionados e complementares:
- Diferenças entre RFQ, RFP e RFI: um guia completo
- Prospecção de fornecedores: como fazer bem
- Gestão de categorias de compras: tudo o que você precisa saber
- Como negociar com fornecedores no ambiente digital
- Mapeamento e qualificação de fornecedores
Considerações finais
Uma RFQ eficiente é, acima de tudo, um reflexo da maturidade do setor de compras da empresa. Ela não apenas solicita preços — ela comunica objetivos, estabelece critérios e cria pontes seguras entre o comprador e o fornecedor.
Se a sua empresa ainda enfrenta desafios com prazos, inconsistências de proposta e dificuldade em tomar decisões de compra assertivas, comece agora mesmo a repensar como suas RFQs são criadas.
Dica final: automatize. O uso de plataformas digitais é o caminho mais seguro, eficiente e escalável para transformar sua gestão de compras.
