A eficiência na gestão de compras é um dos pilares que sustentam a competitividade e a rentabilidade das empresas modernas. Diante de um mercado cada vez mais desafiador e conectado, surgem novas formas de otimizar processos e reduzir custos. Entre elas, destaca-se o modelo de Compras Colaborativas. Essa abordagem vem ganhando espaço por seu potencial de gerar economias significativas, ampliar o poder de barganha com fornecedores e fomentar parcerias estratégicas entre empresas que, sozinhas, teriam menor alcance de negociação.

O que são Compras Colaborativas?

Compras Colaborativas são, essencialmente, um modelo de aquisição em que duas ou mais organizações se unem para realizar compras em conjunto.

Ao centralizar a demanda de produtos ou serviços, essas empresas aumentam seu volume de compra e, consequentemente, sua capacidade de negociar preços, prazos e condições mais vantajosas.

A colaboração pode se dar de diversas formas: por meio de consórcios temporários, alianças entre empresas do mesmo setor, parcerias regionais ou mesmo redes de associação empresarial com foco em suprimentos.

Como as Compras Colaborativas são aplicadas

No processo prático, as Compras Colaborativas envolvem uma etapa inicial de planejamento conjunto, onde são definidos os itens a serem adquiridos, os volumes estimados, os padrões de qualidade e os critérios de escolha dos fornecedores.

Em seguida, a fase de cotação e negociação é conduzida com base na demanda consolidada. A empresa que lidera ou coordena a iniciativa pode atuar como interlocutora, garantindo que os interesses de todos os participantes sejam respeitados. A última etapa contempla a execução dos pedidos, o acompanhamento das entregas e a avaliação dos resultados obtidos.

Benefícios para empresas de procurement

Para empresas da área de procurement, essa prática traz uma série de vantagens. Além da evidente redução de custos, o modelo permite acesso a novos fornecedores, ganho de eficiência nas negociações, uniformização de processos e promove um melhor controle sobre a cadeia de suprimentos. Também é uma forma de mitigar riscos, pois o compartilhamento de informações e responsabilidades entre os parceiros gera mais segurança na tomada de decisões.

Os 5 erros mais comuns em Compras Colaborativas

1. Falta de alinhamento entre os participantes

Muitas vezes, as empresas envolvidas têm expectativas distintas sobre os objetivos do processo, o que pode gerar conflitos e atrasos. Sem uma visão comum e metas bem definidas, as decisões ficam comprometidas. Para evitar esse problema, é fundamental estabelecer, desde o início, uma governança clara, com papéis, responsabilidades e critérios de decisão compartilhados.

Recomendação: Utilize a Matriz de Stakeholders para identificar e mapear os interesses e influências de todas as partes envolvidas. Essa ferramenta auxilia na compreensão das expectativas de cada participante, facilitando o alinhamento de objetivos e a comunicação eficaz. Além disso, a realização de reuniões periódicas com representantes de todas as empresas envolvidas garante que as metas estejam alinhadas e que as decisões sejam tomadas de forma consensual.​

2. Falta de padronização nos itens e especificações

Quando cada empresa tem exigências distintas para um mesmo produto, a cotação perde eficiência e o processo se torna mais complexo. A negociação em conjunto exige um esforço de uniformização, mesmo que com algumas concessões. A dica, nesse caso, é investir tempo no alinhamento técnico entre os envolvidos, definindo especificações comuns antes da abordagem ao mercado.

Recomendação: Adote a metodologia Lean, que visa eliminar desperdícios e promover eficiência nos processos. Aplicando o Lean, as empresas podem revisar e simplificar especificações, eliminando variações desnecessárias e focando no que realmente agrega valor. Por exemplo, ao identificar componentes ou materiais comuns entre as empresas, é possível consolidar pedidos e negociar melhores condições com os fornecedores.

3. Escolha inadequada do fornecedor

A pressão por preços mais baixos pode levar à seleção de fornecedores que não têm capacidade logística ou operacional para atender todas as empresas do grupo. Isso resulta em falhas de entrega, insatisfação e quebra de contratos. A prevenção desse risco está na análise criteriosa de capacidade técnica e estrutura dos fornecedores, além da verificação de referências e histórico de desempenho.

Recomendação: Implemente a metodologia Strategic Sourcing, que envolve uma análise detalhada do mercado fornecedor, avaliação de riscos e definição de estratégias de negociação. Essa abordagem permite identificar fornecedores que não apenas oferecem preços competitivos, mas também atendem aos padrões de qualidade e capacidade logística necessários.

4. Ausência de transparência no compartilhamento de informações

Compras Colaborativas dependem da troca constante de dados sobre volumes, condições, demandas futuras e desempenho dos contratos. Quando uma ou mais empresas retêm informações estratégicas, o processo perde valor e compromete a confiança entre os parceiros. A recomendação é adotar ferramentas digitais que garantam visibilidade e acesso equitativo às informações por todos os envolvidos.

Recomendação: Utilize o método Kanban para promover a visibilidade e o controle das atividades relacionadas às compras. O Kanban permite que todas as partes acompanhem o status das tarefas em tempo real, facilitando a identificação de gargalos e promovendo a comunicação aberta.

5. Falta de acompanhamento e revisão do processo após a compra

Muitas empresas consideram que o trabalho termina com o fechamento do pedido, ignorando a etapa de avaliação dos resultados. Isso impede a identificação de pontos de melhoria e pode comprometer o sucesso de futuras colaborações. O ideal é estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) desde o início e promover encontros periódicos para revisitar os acordos e ajustar o que for necessário.

Recomendação: Estabeleça ciclos de revisão utilizando a metodologia Scrum, que prevê reuniões regulares para avaliação do progresso e ajustes necessários. Após a conclusão de cada ciclo de compras, realize retrospectivas para discutir o que funcionou bem e o que pode ser aprimorado.

Transforme suas compras em vantagem competitiva

Adotar Compras Colaborativas pode representar um divisor de águas para sua empresa, mas o sucesso depende de uma condução cuidadosa e orientada por boas práticas.

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