Sem as ferramentas corretas, a aquisição pode ser um processo excessivamente complicado, com potencial para erros, bem como um enorme esgotamento do tempo e dos recursos de seu departamento de compras.

Felizmente, o advento da aquisição digital significa que gestores podem obter bens e serviços com muito mais eficiência, precisão e rapidez.

A visualização de seu processo de compras ajuda todas as partes interessadas a estarem cientes das muitas peças móveis envolvidas na realização de compras e também ajuda a identificar possíveis problemas e bloqueios de estradas.

O que é um Processo de Compras?

Antes de explorar o fluxo do processo de compras em si, devemos primeiro entender o que ele é.

O processo de aquisição abrange todos os processos de obtenção dos bens ou serviços necessários de uma empresa. 

Esse processo é importante pois agiliza a compra de bens ou serviços que irão beneficiar a empresa.

Em suma, são as etapas seguidas durante a Supply Chain ou ciclo de aquisição. 

É importante porque proporciona uma abordagem estruturada para negociar e comprar os bens ou serviços que uma empresa precisa para gerar valor comercial direta ou indiretamente. 

Ele não só garante a conformidade, mas também evita o desvio de compras e gastos invisíveis devido a gastos não regulamentados.

Tipos de Processo de Compras

Toda empresa e organização pode se beneficiar de uma abordagem organizada na compra de bens e serviços.

Em sua forma mais simples, o processo de aquisição é a maneira pela qual seu departamento de compras gerencia esta tarefa.

Dito isso, essas etapas podem ser aplicadas em diferentes cenários e contextos, tais como:

1. Processo de aquisição direta

A aquisição direta envolve a compra de materiais necessários para criar o produto final da empresa.

Este tipo de aquisição tem um grande impacto sobre o desempenho e a rentabilidade da empresa.

A produção do produto final da empresa cessará se houver um atraso no processo de aquisição direta.

2. Processo de aquisição indireta

O processo de aquisição indireta trata dos materiais que não fazem parte diretamente do produto final, mas que são necessários para fabricá-lo. Este material inclui equipamentos, material de escritório e serviços públicos. 

O processo de aquisição indireta é simplesmente o material necessário para o funcionamento diário da empresa. 

3. Processo de aquisição de serviços

O processo de aquisição de serviços trata da obtenção de uma mão-de-obra externa ou serviços de consultoria.

Isto inclui serviços profissionais e também assinaturas de software. 

Etapas do Processo de Compras

Cada empresa tem sua própria abordagem específica e melhores práticas, mas todos os processos de aquisição eficazes seguem o mesmo fluxo de trabalho básico, que pode ser visualizado seguindo as seguintes etapas durante a sua gestão de compras:

Entenda as necessidades comerciais

Embora isto não seja exatamente um passo, é um ponto de partida essencial para gerenciar como uma empresa está gastando dinheiro, identificando oportunidades para maximizar a economia de custos, cortando gastos desnecessários e gerenciando quaisquer rupturas na cadeia de fornecimento.

Antes de iniciar seu processo de aquisição, é importante ter um plano em andamento.

Seu objetivo é garantir que você esteja tomando boas decisões e gastando dinheiro de forma sensata.

É por isso que é tão importante que você comece com a mente correta e a compreensão de como o processo de aquisição funciona.

O primeiro passo neste processo é planejar e identificar os requisitos: descobrir o que precisa ser feito, quem o fará e quando essas pessoas precisarão completar suas tarefas (em ordem).

Assim que a empresa identificar os materiais necessários, o processo de aquisição começará agora.

Crie uma requisição de compra

O processo de compra começa quando um solicitante cria e apresenta um pedido de compra.

Você pode agilizar este processo e melhorar o processo de solicitação, criando um formulário de solicitação padronizado.

Dessa forma, as requisições de compra são consistentes e estão de acordo com as necessidades de gerenciamento de dados de sua equipe.

A equipe de compras pode avaliar a lista de fornecedores pré-existentes com base na qualidade dos produtos a serem entregues, entrega no prazo, e opções de preços e descontos fornecidos pelo fornecedor.

Solicitação de propostas

Uma vez que a solicitação tenha sido selecionada e aprovada para fornecimento, é comum que a equipe de compras solicite propostas para garantir que seus produtos ou serviços estejam dentro do orçamento, possam ser entregues dentro do prazo e estejam de acordo com suas políticas ou exigências comerciais.

Negociar custos e condições contratuais

Esta etapa é uma extensão do sourcing, onde negociações de preços são conduzidas com os fornecedores pré-selecionados antes de finalizar o fornecedor.

As organizações que seguem o processo de licitação ou licitação precisam ser justas e transparentes na escolha do fornecedor.

A transparência no processo de licitação garante a melhor qualidade e o melhor valor do fornecimento.

A escolha também tem que ser feita em ter vários fornecedores ou um único fornecedor para um item.

Pode haver casos em que todas as caixas são verificadas, exceto no que diz respeito a preços ou condições de pagamento.

Por exemplo, talvez a qualidade não seja a ideal, mas o fornecedor é o único que pode atender à demanda até uma determinada data.

Neste caso, a equipe de compras negocia por um total de compras mais razoável.

Aprovação

Se todas as muitas peças do processo até este ponto atenderem a todos os requisitos – como preço, entrega e condições de pagamento – e a equipe de compras estiver satisfeita, então o pedido de compra está pronto para a aprovação final.

Se for rejeitada, então a equipe de compras informará o solicitante, ou ele tentará encontrar um fornecedor ou fornecedor diferente. 

Algumas razões para a rejeição incluem o custo ser excessivo, não ter havido valor suficiente gerado para o negócio com a compra, a compra não ter sido aprovada por um gerente de departamento, ou a compra ser duplicada.

Simplifique seu processo de compras com plataformas de compras

A automação da gestão de compras é a solução perfeita para transformar digitalmente o processo de compras e eliminar as tarefas manuais (e complicações resultantes) que limitam a eficiência do processo e a colaboração, assim como comunicação, eficazes. 

A plataforma de compras da GoBuyer simplifica o fluxo de informações entre sistemas e colaboradores, centralizando e automatizando tarefas, criando uma melhor experiência para solicitantes e equipes de compras e finanças.

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Acione automaticamente atividades como pedidos de aprovação, acompanhamento de e-mails para pedidos de informação e geração de ordens de compra para um processo de compra sem interrupção.