Quando as empresas buscam digitalizar seus processos de compras e contas a pagar, há uma série de estratégias e ferramentas a serem consideradas.

Além do processo de Procure To Pay (P2P), muitas organizações estão agora se voltando para o processo de Source To Pay (S2P) para aumentar a eficiência e reduzir os custos.

Mas quais são as diferenças entre os processos Procure To Pay e de Source To Pay? E qual modelo é o melhor para sua empresa? Exploramos o assunto em nosso guia mais recente.

O que é Procure To Pay?

Procure To Pay é a integração dos sistemas de compra e pagamento por meio de um processo mais coordenado e baseado em etapas. 

Procure To Pay, ou P2P, é o processo de integração de sistemas para tornar os fluxos de trabalho de compra e pagamento mais rápidos e eficientes.

Para alcançar os resultados de forma eficiente, o gerenciamento de despesas depende de processos estruturados e bem definidos. Muitas organizações ainda usam softwares fragmentados, que confundem as etapas e dificultam o gerenciamento de contas.

O Procure To Pay, também conhecido como Purchase-to-Pay, refere-se às três principais etapas do processo de compras: requisição, aquisição e pagamento.

O processo P2P leva em conta uma variedade de fatores, incluindo negociação estratégica, contratos comerciais, geração de pedidos, recebimento físico, recebimento de impostos, pagamento, contabilidade e todas as etapas que proporcionam uma solução eficiente.

Processos P2P

Vale a pena destacar as principais etapas para entender melhor como funciona o processo P2P. Primeiro, é necessário um pedido de requisição, ou solicitação de compra. Aqui começa todo o processo de ir ao mercado e obter cotações de fornecedores, além de selecionar a melhor oferta e gerar um pedido de compra.

Após a compra, o fornecedor fornece serviços ou mercadorias, que devem ser aprovados pelo cliente. Por fim, é feito o pagamento, e a transação deve ser registrada no sistema de contabilidade da empresa.

Quais são as vantagens do Procure To Pay?

A adoção de processos P2P pode ajudar a melhorar a qualidade geral do fluxo de trabalho. Os processos de aquisição e pagamento são complicados e propensos a erros, que podem ser significativamente reduzidos com as ferramentas certas.

Leia sobre as principais vantagens do Procure To Pay:

Redução de custos

Os processos de P2P eliminam etapas desnecessárias, garantindo o uso mais eficiente dos recursos, com economia e determinação.

Processo de compras simplificado

Os processos de compra se tornam mais simples e mais otimizados à medida que começam a seguir um conjunto de solicitações e aprovações.

Processos globais padronizados

A solicitação deve ser feita com base em processos padronizados, o que reduz os erros e mantém todos os setores da empresa na mesma página.

Autonomia para negociar diretamente com os fornecedores

Os setores podem negociar diretamente com os fornecedores com segurança, agilidade e transparência, utilizando os dados coletados pelo sistema P2P.

Mais controle sobre os processos

Cada etapa é bem definida e fácil de seguir. Isso significa que as empresas têm mais controle sobre a situação como um todo, o que lhes permite intervir de forma mais estratégica, conforme necessário.

Visão de ponta a ponta do processo

A gerência ganha visibilidade de todo o processo de compras, o que lhe permite fazer melhorias e eliminar gargalos.

Melhoria no relacionamento com os fornecedores

Com tudo isso, o relacionamento com os fornecedores se fortalece, pois a aquisição e o pagamento se tornam mais ágeis.

O que é Source To Pay?

O processo Source To Pay acrescenta mais etapas, começando antes do processo Procure To Pay.

Também conhecido como S2P, Source To Pay é o processo pelo qual as organizações passam para obter, solicitar e pagar por bens e serviços.

O processo Source To Pay inclui todos os estágios, desde o sourcing estratégico e o ciclo de vida do contrato até a aquisição, o gerenciamento de faturas, o processamento de pagamentos e muito mais.

O S2P ajuda as empresas a economizar tempo, esforço e recursos em tarefas repetitivas e a se concentrar em atividades que realmente geram valor.

Um software Source To Pay pode ajudar as empresas a limpar, validar e classificar os dados de despesas, para que possam analisar e identificar oportunidades que gerem o máximo de economia.

Esse modelo foi projetado para organizações com necessidades complexas de aquisição, que exigem uma função de sourcing dedicada.

A automação do processo Source To Pay oferece vários benefícios, incluindo visibilidade dos gastos, redução do risco da cadeia de suprimentos e melhoria dos níveis de produtividade.

Quando uma empresa usa o Source to Pay?

Quando as empresas precisam encontrar novos fornecedores que ofereçam melhores condições, preços mais baixos ou novas mercadorias que os fornecedores atuais não ofereçam, o processo S2P (source to pay) atinge esses objetivos com eficácia.

Qual é a diferença entre S2P e Procure to Pay?

O S2P (Source to pay) é diferente do Procure To Pay porque começa antes do Procure To Pay. 

O source to pay inclui a especificação da necessidade de um produto ou serviço, a preparação de questionários de RFI, RFQ ou documentos de RFP (quando necessário), a obtenção de propostas, a qualificação de fornecedores, a negociação e a preparação de um contrato de compra antes do suprimento, a execução de processos de PO e contas a pagar e o pagamento. 

O Procure To Pay começa após as etapas de sourcing, iniciando com a equipe de compras preparando os pedidos de compra (usando requisições de compra). O Procure To Pay continua com o departamento de contas a pagar, que processa as faturas do fornecedor e faz os pagamentos aos fornecedores.

Conclusão

As empresas podem integrar o sourcing on-line, o software de procurement e as ferramentas de automação com seu sistema ERP para trabalharem juntos de forma transparente como soluções S2P ou Procure To Pay.

A localização de fornecedores, a coleta de propostas de fornecedores, a negociação, a conclusão de contratos, o processamento de faturas e a realização de pagamentos não precisam mais se traduzir em processos trabalhosos e demorados.

Nesse contexto, a otimização eficaz do gerenciamento de fornecedores e do gerenciamento de desempenho é mais fácil de ser alcançada com soluções on-line de source to pay que oferecem ferramentas automatizadas.

Os departamentos de compras acharão suas tarefas mais fáceis, mais econômicas e mais rápidas dentro do ciclo de Source To Pay se adotarem o software de automação atual.

Esses softwares de automação eliminam os processos manuais em papel e podem digitalizar as faturas dos fornecedores por meio de várias ferramentas.

Se você tem interesse em otimizar seus processos de compra e sourcing de fornecedores, pode ser de interesse para a empresa explorar o mundo das plataformas de compras.

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