As empresas estão consistentemente tomando decisões sobre seus custos e finanças em geral.

Ao projetarem suas receitas e despesas, podem precisar tomar decisões rápidas para cortar certos gastos ou fazer mudanças dentro da empresa que visem evitar o impacto desse aumento de custos.

Este conceito é conhecido como Cost Avoidance.

O termo refere-se a estratégia de evitar potenciais custos futuros.

Ele descreve como uma empresa faz mudanças ou reduz outros custos menores para evitar o aumento acentuado; isto não impede o aumento inteiramente, mas diminui a extensão do mesmo.

O que realmente é Cost Avoidance?

Cost Avoidance, também conhecido como Soft Saving, ocorre quando uma empresa toma uma decisão para reduzir custos que resulta em um gasto menor do que se a empresa não tivesse tomado tais medidas.

A prevenção de custos é a prática de evitar custos futuros resultantes de processos de compras ou acordos contratuais.

Ele se relaciona com o futuro; expectativas de uso, cláusulas financeiras, taxas de rescisão antecipada, falhas de equipamento, etc. 

É importante lembrar que Cost Avoidance não é a mesma coisa que Cost Savings.

Entender a diferença entre essas práticas pode ajudar as equipes de finanças e compras a sincronizar melhor os profissionais de negócios e melhorar o resultado final.

Como separar Cost Avoidance de Cost Savings?

Embora Cost Savings seja uma parte importante da gestão de compras, o Cost Avoidance desempenha um papel crítico na saúde a longo prazo do orçamento da empresa.

O primeiro se preocupa com economias quantificáveis, aquelas que são mensuráveis e alcançadas na mesa de negociações.

Um exemplo disso é usar o volume de licenças como alavanca de negociação para receber uma porcentagem maior de desconto nas compras.

Essas economias podem representar um benefício financeiro tangível e podem ser expressas em uma porcentagem poupada e retorno sobre o investimento. 

O Cost Avoidance cai no reino da economia indireta. Na maioria das vezes afeta os custos não mensuráveis.

Uma boa prevenção de custos envolve avaliar cuidadosamente possíveis cenários futuros, trabalhar com fornecedores para entender suas implicações e encontrar maneiras de mitigar o risco de despesas inesperadas.

Líderes e gestores não o encontrarão incluído nas demonstrações financeiras e é difícil de capturar em métricas, mas pode ter um impacto inegável no resultado final.

Por que Cost Avoidance é importante?

Cost Avoidance é geralmente visto pelas empresas como um bônus interessante, mas não algo que as ajuda a melhorar sua margem (ainda mais quando se trata de minimizar o aumento vs. manter os custos estáveis).

Portanto, seu entusiasmo pode ser de alguma forma limitado quando a equipe de compras o mede.

Os controladores financeiros que procuram resultados visíveis têm muitas vezes definições rígidas e inflexíveis do que reconhecem como economia. 

Dito isto, o Cost Avoidance traz muitos benefícios essenciais, tais como:

• Ajudar a aumentar a receita,
• Trazer uma experiência melhor para o cliente,
• Tornar seu produto mais competitivo se estiver em um mercado com alta inflação,

Exemplos de como aplicar Cost Avoidance

Saber quando economizar dinheiro versus evitar custos é um ato de equilíbrio.

O desejo de preservar a receita não deve ofuscar a necessidade de realizar os reparos necessários, atualizações, manutenção e projetos de segurança. 

Mitigar deterioração e depreciação

A maioria dos equipamentos e algumas ferramentas têm uma vida útil esperada e um cronograma de manutenção necessário para uma manutenção adequada.

No caso de software, por exemplo, isto pode significar realizar atualizações críticas ou garantir a compatibilidade com os requisitos do sistema e ferramentas integradas.

Os custos podem se acumular rapidamente quando a usabilidade da propriedade se deteriora devido a uma falta de manutenção.

Para evitar gastos posteriores de falhas ou complicações de por fim, é crucial investir prontamente a quantia certa de dinheiro em manutenção e cuidados. 

Negociação de novos contratos

A gestão de contratos dá aos compradores uma valiosa oportunidade de evitar custos, além de oferecer um nível de controle sobre os termos do acordo que não são vantajosos para o negócio.

Uma boa negociação pode isolar os compradores de aumentos de custos; procure cenários onde uma cláusula contratual possa levar a gastos não controlados ou inesperados, tais como taxas de rescisão antecipada ou taxas de uso acelerado. 

Construa parcerias estratégicas

Da mesma forma, as iniciativas de strategic sourcing apresentam uma excelente oportunidade de Cost Avoidance.

Ao construir uma lista de fornecedores preferidos e assumir compromissos com fontes específicas, gestores muitas vezes podem economizar consideravelmente no custo de materiais e serviços. 

Cada fornecedor traz características e vantagens diferentes para o negócio.

Para evitar pagar muito ao primeiro fornecedor contatado, comprometa-se com a devida diligência e com um processo de compra que valorize a diversidade ao avaliar seus processos de compras.

Como GoBuyer pode ajudar sua empresa a evitar custos desnecessários

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