Para gestores de compra, muitas vezes há muitos degraus a navegar antes de chegar a um acordo com um fornecedor sobre uma compra.

O processo de coleta de informações sobre as mercadorias, por exemplo, é uma etapa importante que muitas empresas do setor de serviços profissionais começam antes de iniciar qualquer forma de negociação sobre preço ou volume.

Para empresas no setor de compras, existe um procedimento para solicitar informações sobre os produtos ou mercadorias de um fornecedor.

Este é conhecido como RFI (solicitação de informações), e para muitas empresas, sinaliza o primeiro passo no caminho para fazer uma aquisição.

O que é um RFI?

RFI é um documento que uma empresa utiliza para solicitar informações sobre um produto ou serviço a fornecedores.

Desta forma, a organização pode ter uma ideia das possibilidades oferecidas por cada vendedor, comparar diferentes fornecedores e reunir informações sobre um mercado de uma forma mais estruturada.

As RFIs são especialmente úteis para empresas que querem ou têm que pesquisar muitos parceiros potenciais.

Não há uma forma definida de escrever uma RFI. Cada empresa decide que informações específicas deseja coletar de diferentes fornecedores. 

Mesmo assim, isso não significa que cada RFI seja tão diferente.

Há vários elementos específicos que você normalmente inclui em seu formulário de solicitação de informações:

• Informações básicas sobre sua empresa (tais como atividade comercial e detalhes de contato).
• Uma solicitação ao fornecedor para preencher informações básicas sobre sua organização (tais como atividade comercial e detalhes de contato).
• Acordo de confidencialidade para evitar que os fornecedores compartilhem informações com terceiros.

A equipe de compras de uma empresa, responsável pela gestão do estoque, emitirá uma RFI quando o estoque estiver baixo ou quando houver uma demanda antecipada para um determinado produto.

Tipicamente, o RFI é um termo frequentemente mencionado na indústria da construção civil para a obtenção de matérias-primas para novos projetos, mas um RFI no gerenciamento de projetos também é muito comum. 

Como escrever um documento RFI?

Elaborar seu primeiro documento RFI pode ser um processo intimidante, visto que qualquer gestor quer ter certeza de receber as informações corretas para obter o melhor negócio.

Com isso em mente, trazemos aqui uma lista de fatores que o ajudarão a guiá-lo através do processo.

Não se esqueça também de incluir detalhes como o tempo que os fornecedores podem esperar por uma resposta depois de emitirem as informações e os critérios pelos quais você irá julgar as respostas. 

Informe suas necessidades

Primeiro, declare suas necessidades para o projeto a ser concluído

Sem esta informação, os fornecedores não terão muito o que fazer quando tentarem cumprir sua RFI, o que pode resultar em confusão e no tipo errado de sugestões de produtos. 

Se estiver elaborando um RFI para encontrar empreiteiros para um trabalho, é aqui que você deve delinear quais habilidades e características o candidato ideal deve ter, assim como o escopo do projeto.

Adicione as informações de sua empresa

Para receber informações relevantes para as necessidades de sua empresa, você deve primeiramente fornecer uma visão geral do seu negócio.

Isto ajudará os fornecedores a encontrar o produto ou serviço certo para o trabalho.

Inclua detalhes importantes

Além das informações sobre a empresa, um gestor também deve detalhar aspectos importantes de seu negócio.

Estes podem ser sua demografia e psicografia do cliente, o departamento encarregado do projeto e qualquer outra coisa que possa ser útil para a obtenção dos produtos certos. 

Anexe uma seção de resposta

Se você se apressar para montar uma RFI, é muito mais provável que seja inundado com respostas que levam muito tempo para percorrer e filtrar.

Uma RFI genérica levará a respostas genéricas, que é a última coisa que qualquer departamento precisa ao tentar agilizar seu processo de compra.

Ao dedicar tempo para fornecer diretrizes claras aos fornecedores sobre o que quer ver em suas respostas e adicionar uma área para resposta organizada de informações, o processo é agilizado em incontáveis horas que seriam gastas filtrando longos documentos cheios de informações que não são relevantes ao seu projeto ou necessidades.

Considere o destinatário

Uma RFI é principalmente sobre seus negócios e necessidades, mas há outra parte envolvida no processo: o fornecedor.

Esqueça de considerar o destinatário da RFI, e seu documento será lido como uma solicitação de informação fria e corporativa.

Pense a longo prazo: Este pode ser um fornecedor com o qual a marca trabalha de forma contínua no futuro próximo. 

Com isso em mente, como gostaria que fosse sua primeira impressão?

É certo que ninguém gostaria de começar com o pé errado com uma linguagem inchada, carregada de termos técnicos e desprovida de qualquer substância real.

Lembre-se que há um humano do outro lado encarregado de ler seu pedido, e isto deve ajudá-lo a produzir uma RFI melhor.

Como responder a um RFI?

Se você estiver na extremidade receptora de um RFI, é seu trabalho reunir todas as informações relevantes sobre seu produto ou serviço que estejam relacionadas ao projeto ou às necessidades de compra apresentadas pelo comprador.

Antes de responder, é importante esclarecer se este é um projeto que sua empresa é capaz de assumir ou se tem o produto que o comprador precisa.

Na melhor das hipóteses, a resposta ideal é simplesmente inserir informações nos campos correspondentes para satisfazer o pedido do comprador.

No entanto, nem sempre será tão simples assim, pois cada empresa terá seu próprio processo. 

Se já respondeu a uma RFI semelhante antes, é possível extrair informações de uma resposta anterior para economizar tempo e fornecê-las ao comprador em questão.

Caso contrário, consulte as partes relevantes dentro de sua empresa.

Fale com as pessoas que mais conhecem os produtos ou serviços que a marca oferece para mitigar o risco de omitir inadvertidamente informações importantes.

Como planejar seus documentos e processos RFI com a Gobuyer

Utilizando o software de compras profissional da Gobuyer, é possível facilmente elaborar seu formulário RFI e enviá-lo para colaboradores externos.

Nosso sistema lhe fornece um meio de organizar seus documentos de compras e gerenciá-los com facilidade.

Isto lhe dá a flexibilidade de reutilizar RFIs no futuro e manter um registro deste importante documento para seus livros.

Para cada etapa, um gestor pode criar, enviar e gerenciar os arquivos necessários, para que não haja o risco de perdê-los ou perder o acesso a eles.

Além disso, toda sua equipe pode visualizá-los ou editá-los, se necessário, o que minimiza o risco de deixar erros inadvertidos retardarem o processo.

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